公文传输系统是利用数字文档技术、信息安全技术、中间件技术及计算机网络技术等，实现了单位与单位之间红头文件的起草、制作、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式。它将公文传输方式从传统的 “先打印后传输” 更改为 “先传输后打印”，从而达到既能用计算机网络传输红头文件，又基本不改变现有工作流程的目的，并解决了相应带来的远程传版、电子公章管理、系统安全性、文件有效性等问题。利用该系统发送电子公文就像发送普通电子邮件一样快捷，同时又能保留红头和公章，符合国家现行公文和公章管理制度。它将传统的公文处理方式由冷兵器时代带进了信息化时代，解决了公文传递的时间效率问题，使得公文的制作、发送和接收都突破了时间和空间的限制，从而提高了政府、行政企事业单位的办公效率。

　　办公效率
　　传统公文传输少则3-5天，多则15天以上，传输时效性差；
　　电子公文最多几分钟即可到对方，能够有效的加快公文传输速度提高办公效率。
　　安全保密
　　安全性无疑是公文的首先要求，传统公文传送方式极易发生错误投递或公文破损，使整个传输过程复杂，手续繁多，泄漏的可能性较大；
　　电子公文具有高度的保密性、不可抵赖性、不可伪造性和不可篡改性，使用国家指定安全加密系统，完全符合国家保密要求；
　　文件规范
　　公文具有国家法定效力，其版式必须严肃规范；
　　电子公文的版式文件和远程传版技术有效的保证了公文的规范性和严肃性，完全符合文件规范。
　　节省费用
　　 印刷、邮寄、打印等费用昂贵而且需要大量人工；
　　电子公文只有打印费用。