Scanshare Essentials

Scanshare Essentials ist eine klassische Middleware. Es wird als „Brücke“ zwischen Multifunktionsgeräten und nachgelagerter Software genutzt. Erfassen und verarbeiten Sie Informationen und stellen Sie diese verschiedenen digitalen Stellen zur Verfügung.
Durch ein zentrales Management wird eine sehr einfache und effektive Methode des Workflowmanagements auf dem Scanshare Server realisiert, was zu Konsistenz der Workflows und Zeitersparnis für die Administration führt. Profitieren Sie von intuitiver Benutzerführung am Multifunktionsgerät, automatisierten Abläufen und der Möglichkeit, z. B. einfach ein Dokument zu scannen und in Word mit korrektem Layout weiterzuverarbeiten.

Einfache Einrichtung, hohe Leistung

Einfache Einrichtung, hohe Leistung

Scanshare Essentials bietet eine direkte Weiterleitung geschäftskritischer Informationen an die relevanten Stellen Ihrer Organisation – ganz ohne Zeitverlust. Möglich wird dies durch die direkte Verbindung zu Portalen, Diensten und Dateiservern. Der integrierte XOA Scan-Client ermöglicht Anwendern die Verwendung von Dokumentenworkflows über eine klare und übersichtliche Ein-Tasten- Schnittstelle direkt vom Bedienfeld des jeweiligen Multifunktionsgerätes aus. Mit der zentralen Verwaltungskonsole können Workflows direkt erstellt, auf registrierten Geräten bereitgestellt und unverzüglich aktualisiert werden. Das Client Deployment Tool übernimmt die Installation und Konfiguration auf der gesamten Flotte der Samsung XOA-fähigen Multifunktionsgeräte im Netzwerk.
Entscheidende Merkmale

Entscheidende Merkmale

Mit Scanshare Essentials können eingescannte Dokumente in durchsuchbare und bearbeitbare Formate umgewandelt und direkt am Ziel bzw. dem korrekten Empfänger bereitgestellt werden. So wird die nahtlose Integration von Papierdokumenten in den Informationsfluss des Unternehmens kinderleicht. Benutzer können auf Knopfdruck Scan-Workflows starten, um Papierdokumente zu erfassen, in ein definiertes Format umzuwandeln und an Dateiserver, Dokumentenmanagementsysteme oder ERP-Lösung zu übertragen. Scanshare Essentials optimiert die Effizienz Ihrer Unternehmensprozesse durch das Extrahieren von Inhalten aus vordefinierten Zonen des Dokumentes und eine schnelle Automatisierung der Verarbeitung und Bereitstellung dieser Informationen an den richtigen Stellen.
Schneller und bedienerfreundlicher Client

Schneller und bedienerfreundlicher Client

Scanshare Essentials erhöht die Effizienz durch ein schnelles Scannen und Verarbeiten der papierbasierten Informationen. Um „intelligente Entscheidungen“ und damit eine Bereitstellung der digitalen Dokumente für die Zielgruppe zu vereinfachen, kann der Scan-Vorgang mit einer Aufforderung zur Eingabe der wichtigsten Daten (Metadaten) versehen werden. Der integrierte XOA-Client macht das Einscannen von Dokumenten zu einem intuitiven und übersichtlichen Vorgang, bei dem Workflows Pflichteingabefelder und optionale Eingabefelder enthalten können.
Hohe Effizienz und Produktivität

Hohe Effizienz und Produktivität

Scanshare Essentials bietet eine eindrucksvolle Liste von Standardfunktionen zu einem günstigen Preis. So erhalten Anwender einen hervorragenden Einstieg in die Möglichkeiten und Vorteile der digitalen Dokumenterfassung. Informationen können bei der Verarbeitung direkt aus dem Dokument extrahiert werden. Barcodes lassen sich automatisch identifizieren und zum Aufteilen großer Dokumente oder Dokumentenstapel nutzen. Das Scanshare Essentials XML-Generator-Modul erleichtert die Weitergabe der Dokumente zusammen mit den Metadaten direkt in nachgelagerte Anwendungen.

Scanshare Essentials - weiter gedacht

Mit Scanshare Essentials können Daten nicht nur gescannt, per OCR einer Texterkennung unterzogen und als durchsuchbares PDF auf dem Filesystem oder an ein Microsoft Sharepoint Portal weitergegeben, sondern auch aus Laufwerksordnern erfasst werden. Das führt dazu, dass auch nicht XOA-fähige Systeme zur Informationszulieferung verwendet werden können. Auf dem Scanshare Server werden die Arbeitsabläufe (Workflows), dank eines zentralen Managements, definiert und an die verwalteten Multifunktionsgeräte verteilt. Das Ergebnis sind die einfache Konsistenz der Workflows und die Zeitersparnis für die Administration. Anwender profitieren von intuitiver Benutzerführung am Multifunktionsgerät und automatisierten Abläufen. So kann beispielsweise mit der optionalen ABBYY-OCR Engine direkt eine Microsoft Word oder Excel Datei erzeugt werden. Im Rahmen des Verarbeitungsprozesses können Informationen per zonaler OCR oder per Barcode Anerkennung extrahiert und in XML-Dateien geschrieben oder Dateinamen generiert werden. Für die Bereitstellung in nachgelagerten DMS-Lösungen, kann zum Beispiel bei gleichartigen Dokumenten die Rechnungsnummer extrahiert und in den Dateinamen oder in eine XML-Datei übernommen werden. Hiermit wird eine direkte Kategorisierung (z. B. Dokumententyp) ermöglicht. Ist das Ziel eine rein strukturierte Ablage im Dateisystem, so können beispielsweise auch im Ordner „Rechnungen“ automatisch Unterverzeichnisse in Abhängigkeit vom Scan-Monat erzeugt werden.

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