• Emportez un maximum de cartes de visite — plus que ce que vous estimez nécessaire. Si la réunion se passe bien, vous serez peut-être présenté à des supérieurs hiérarchiques que vous n'imaginiez même pas rencontrer.

• Prévoyez un lecteur graveur qui vous permettra de graver des DVD à la volée. De cette façon, il vous sera possible de mettre à jour votre proposition en fonction des réactions obtenues lors de la réunion et de remettre à vos clients une feuille de calcul révisée du budget, avant même de quitter les bureaux. Vous pouvez également proposer à vos clients une copie de votre présentation, afin qu’ils se souviennent des points-clés de la présentation. Un grand nombre d'ordinateurs ultra-portables actuels ne dispose pas d'un graveur de DVD intégré. Il convient donc d'opter pour un périphérique aux lignes pures et élégantes. Compatibles Mac et PC, disponibles en sept coloris, les lecteurs graveurs Samsung s'accordent parfaitement à votre ordinateur portable de travail.

• Préparez une boîte de DVD-R vierges d’avance — encore une fois, plus que ce que vous estimez nécessaire. Lorsque les participants à la réunion s'apercevront de la vitesse et de la facilité avec laquelle vous gravez des disques, ils pourraient bien vous demander des copies supplémentaires pour leurs collègues.

• Garnissez votre trousse de toilette d'un kit miniature complet de tous vos produits indispensables, y compris une brosse à dents de voyage. Non seulement cela vous permettra de franchir plus facilement les contrôles de sécurité à l'aéroport, mais en plus vous n'aurez pas à les déballer à votre retour. Si votre shampoing préféré n'est pas proposé en format échantillon, achetez un ensemble de récipients en plastique bon marché chez un droguiste.

• Votre nouveau kit de toilette étant maintenant conforme aux exigences de sécurité pour le transport de liquides, vous pouvez le garder avec vous à bord de l'avion. Juste avant d'atterrir, rendez-vous dans les toilettes pour vous asperger le visage avec un peu d'eau, utilisez des gouttes pour les yeux, puis brossez-vous rapidement les dents.

• Bien qu'il soit préférable de cantonner l'utilisation du pantalon de survêtement aux voyages privés, il est toujours possible d’emporter un ensemble de vêtements frais pour votre arrivée. Même s'il ne s'agit que d'une chemise ou d'un chemisier soigneusement plié(e) à enfiler dans les toilettes de l'aéroport, vous arriverez à votre réunion dans une tenue fraîche et sans le moindre pli.

• Vous prévoyez de louer une voiture ? Si vous disposez d'un GPS portable ou d'un téléphone équipé de cette fonctionnalité, programmez à l'avance le lieu de votre hôtel et de la réunion, afin d'arriver totalement décontracté(e) à votre destination.

• Veillez à voyager léger. À titre d'exemple, deux réunions dans deux villes différentes en l'espace de deux jours ne nécessitent qu'une seule tenue. En vous limitant à un seul bagage à main, vous gagnez du temps, vous ne paierez pas de surcharges bagages et, mieux, vous réduirez votre empreinte carbone.

• Accordez-vous un peu de temps dans l'avion pour passer en revue la liste des participants potentiels à la réunion. Ils seront impressionnés par votre capacité à faire état de leurs titres et fonctions au cours de la conversation.

• Si votre emploi du temps le permet, essayez d'arriver 15 minutes en avance. Prendre un peu de temps pour s’asseoir calmement après un long voyage peut faire des merveilles sur des nerfs à vif.

• Une fois passée la porte, souvenez-vous de toujours vous tenir droit(e). Prenez une longue inspiration et concentrez-vous sur les objectifs de la réunion. Puis lancez-vous.