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5 bonnes pratiques pour changer sereinement ses imprimantes

Découvrez les 5 bonnes pratiques pour changer ses imprimantes

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Homme tenant une tablette
Pas facile de remplacer la totalité de son parc d’imprimantes d’entreprise sans bousculer les habitudes des collaborateurs et occasionner de mini-catastrophes en interne. Parce qu’un changement se déroule toujours mieux s’il est préparé en amont, voici 5 bonnes pratiques à appliquer concrètement afin d’assurer une prise en main sereine des nouveaux périphériques.


1. Anticipez le changement

Pour éviter que la grande majorité de l’entreprise ne découvre un beau matin que l’ancienne imprimante a été remplacée par une machine futuriste avec écran tactile, prenez soin d’informer les utilisateurs quant au changement à venir. Collez des affichettes près des imprimantes et sur les panneaux réservés à la communication interne. Faites preuve d’humour : les messages se retiennent mieux et ils sont plus aisément transmis aux autres.


2. Réunissez un maximum de documentation

Bien avant le remplacement des équipements, demandez à votre fournisseur de vous communiquer un maximum de documentation concernant les nouvelles imprimantes. Ces documents peuvent prendre la forme :
•   De manuels d’utilisation ;
•   De formations en ligne ;
•   De tutoriels (images interactives ou vidéos) ;
•   De posters explicatifs à placer près des appareils.
À vous ensuite de diffuser ces informations auprès des collaborateurs pour qu’ils puissent se familiariser avec les nouveaux équipements.


3. Adaptez vos explications aux différents publics

Tous les collaborateurs de l’entreprise ne réagissent pas de la même manière au changement. Et tous n’ont pas le même degré de connaissance et de maîtrise des appareils informatiques. Veillez donc à diversifier votre discours explicatif en fonction :
•   Des besoins (différents selon les services) ;
•   Des publics (plus ou moins aptes à intégrer de nouvelles technologies).
Faites-vous relayer par un ambassadeur dans chaque service : en s’appuyant sur les résultats de l’enquête de satisfaction interne (lien vers le Google Form), celui-ci sera en mesure de venir en aide concrètement à ses collègues. Choisissez pour ce faire des collaborateurs qui ont l’habitude d’utiliser ce type de matériel. Et ne vous arrêtez pas après la première installation : une prise en main sereine implique de proposer des formations continues.
4. Organisez une démonstration

Quelle meilleure méthode, pour mettre en place sereinement un changement d’équipement, que d’organiser une démonstration ? Prévoyez un moment dans la journée où un maximum de collaborateurs peut se libérer et montrez point par point comment s’utilise le nouveau matériel. Si l’interface est révolutionnaire (tablette tactile par exemple), n’hésitez pas à prévoir plusieurs petits groupes et à diversifier votre démonstration en fonction du public ainsi que des besoins propres à chacun.


5. Personnalisez l’interface pour la rendre plus accessible

Sur la dernière génération de multifonctions dotées d’une interface Android, vous pouvez choisir les fonctionnalités accessibles sur l’écran de chacune des machines du parc. Le cas échéant, passez un peu de temps à personnaliser chaque multifonction en l’adaptant aux profils des utilisateurs. En fonction de ses besoins, chaque service disposera d’applications métiers et de raccourcis dédiés directement sur les écrans d’accueil de leurs multifonctions.
Former les collaborateurs aux nouveaux équipements d’impression est une mission exigeante. Non seulement parce que vous devez les aider à adopter des réflexes inédits, mais également parce que l’évolution des modes de travail vous contraint à anticiper les enjeux les plus récents, comme celui de la mobilité.

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