BranżeOchrona zdrowia

Konkurencja w wymiarze globalnym obniżyła rentowność działań podmiotów tego sektora. Wiele instytucji zmuszonych zostało do poszukiwania synergii na drodze połączeń lub akwizycji. Efekty tych działań były różne. Wiele firm z branży ochrony zdrowia zanotowało mniejsze oszczędności kosztów niż pierwotnie zakładano.

Do innych czynników ograniczających rentowność zaliczyć można nieefektywność wewnętrzną instytucji ochrony zdrowia, niedobory personelu, nasilające się żądania świadczenia większej ilości usług, brak woli politycznej, aby podnosić wysokość dopłat do świadczeń medycznych, kiepski image, dużą kontrolę w ramach przepisów, dłuższe procedury zatwierdzania leków połączone z koniecznością prowadzenia programów badawczych na szerszą skalę, migracje ludności, lepszy dostęp do opieki, zmiany w sposobie klasyfikacji leków oraz stworzenie nowych kanałów komunikacji dzięki rewolucji informatycznej.

Trendy te nasiliły się wraz z nastaniem kryzysu. Mniejsza wydajność działów badań i rozwoju szła w parze ze znacznym ograniczeniem zasobów w różnych działach firmy. Głównym wyzwaniem stało się przetrwanie tego trudnego okresu i utrzymanie konkurencyjności, przy maksymalizacji wartości aktywów, optymalnej alokacji zasobów i osiągnięciu zadowalającego udziałowców i podmioty finansowe zwrotu z inwestycji (ROI).

Na poziomie strategii zarządzania dokumentacją należy w profesjonalny sposób zapewnić planowanie strategii, zasobów i łańcucha dostaw oraz administrowanie obiegiem dokumentów w trakcie leczenia, opieki poszpitalnej oraz ogólnego administrowania danymi pacjenta. Na przykład pracownicy instytucji ochrony zdrowia, którzy mają bezpośredni kontakt z pacjentami, muszą mieć dostęp do bogatego zasobu dokumentów opisujących oferowane usługi medyczne. Umożliwi im to prowadzenie fachowego doradztwa dla pacjentów przy wyborze dostawcy usług medycznych. Planowanie zasobów i łańcucha dostaw powinno być maksymalnie udoskonalone z myślą o efektywnym zarządzaniu zakupami i zapasami. W trakcie badań i opieki poszpitalnej powstaje dużo poufnych informacji powiązanych z pacjentem (diagnozy, radiogramy itp.). Dokumenty papierowe bez możliwości bezpośredniego dostępu do nich z poziomu różnych oddziałów generują konieczność dodatkowej pracy. Przy administrowaniu informacjami o pacjentach należy zwracać szczególną uwagę na precyzyjne zarządzanie danymi demograficznymi, informacjami związanymi z historią chorób lub uzyskanymi w trakcie wywiadu lekarskiego. W tym obszarze do poprawy jakości pracy przyczynić się może system zarządzania informacjami o pacjentach.

Rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentacją elektroniczną podnoszą efektywność, wydajność, a także bezpieczeństwo codziennej pracy, umożliwiając obniżenie kosztów i zwiększenie stopnia zadowolenia wśród pacjentów. Rozwiązania te pozwalają na spełnienie wielu wymogów. Są to m.in.:

• Większa wydajność. Zamiana formy dokumentów z postaci papierowej na elektroniczną pozwala nie tylko na obniżenie kosztów drukowania, przechowywania i zarządzania, ale również sprzyja poprawie wydajności pracy. Pracownicy, bez względu na miejsce w którym przebywają, posiadają dostęp, wgląd i możliwość wydruku dokumentów takich jak wnioski o wypłatę ubezpieczeń, badania kliniczne, wyniki, a także recepty.
• Większe zaufanie pacjentów. Częste uzupełnienia w dokumentach dokonywane na etapie diagnozy, leczenia i okresu poszpitalnego stanowią źródło ryzyka dla instytucji ochrony zdrowia, zwłaszcza w przypadku gdy nie są rygorystyczne przestrzegane uaktualnienia wersji dokumentacji lub jest ona przechowywana bądź posegregowana w niewłaściwy sposób. Dlatego dostępne na żądanie i aktualne szablony dokumentów oraz kontrola nad wersją w ramach nowego rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentacją elektroniczną stanowią bardzo istotne elementy dla tych instytucji.
• Ochrona prywatności i bezpieczeństwo. Dokumentacja medyczna zawierająca poufne dane wymaga wysokiego stopnia ochrony prywatności i bezpieczeństwa. Na przykład tożsamość pracowników instytucji ochrony zdrowia musi być poddana identyfikacji przed umożliwieniem im dostępu i wydruku dokumentów. Rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentacją elektroniczną wymagają szyfrowania w celu uniknięcia kradzieży informacji i hakerstwa. Wdrożone rozwiązanie musi umożliwić dostęp do dokumentów i aktualizowanie ścieżek audytu. Ponadto wymogiem przy tworzeniu rozwiązań do zarządzania dokumentacją jest konieczność zapewnienia możliwości wszechstronnego tworzenia kopii zapasowych danych, a także ich odzyskiwania po utracie. Ścieżki audytu w tym przypadku muszą być przechowywane przez pięć lat.
• Obniżenie kosztów. Podmioty działające w sektorze ochrony zdrowia mogą obniżyć swoje koszty, dokonując oceny wstępnej inwestycji w sprzęt, stałych kosztów serwisowania, kosztów druku oraz materiałów eksploatacyjnych, takich jak papier i tonery. Zarządzanie dokumentacją w postaci elektronicznej pozwala tym podmiotom na znaczne obniżenie wydatków dzięki zastąpieniu kosztownego procesu obiegu dokumentów papierowych, pochłaniającego wiele zasobów.