Collaboration numérique : quand les problèmes se posent-ils ?

Par Samsung Belgique 02.01.2017

Collaboration numérique

Qui dit collaboration efficace, dit collaboration numérique. Mais qu’entend-on exactement par là ? Pour faire très simple, il s’agit de la collaboration via des canaux numériques comme les e-mails, les médias sociaux et les autres outils collaboratifs. Elle est nécessaire lorsque les collaborateurs ne se trouvent pas au même endroit ou quand ils n’ont tout simplement pas le temps de se réunir. Malgré la multitude d’outils disponibles, il n’est pas rare que la collaboration se solde par un échec. Nous en avons répertorié les principales raisons.

Absence de limites

Alors qu ’ une simple cloison crée une séparation physique et mentale, la collaboration numérique permet aux travailleurs de rester en contact. C ’ est certes une bonne chose, mais il convient de tenir compte des différences de personnalité . Certains aiment rester en contact permanent, d ’ autres veulent avant tout se concentrer sur la tâche qui leur a été assignée. L ’ absence de limites claires au niveau des formes d ’ interaction en ligne peut rapidement engendrer des frustrations. Laissez donc toujours vos travailleurs se concentrer sur leur travail, le reste est secondaire.

Erreurs d ’ interprétation

Nos paroles ne représentent qu ’ une infime partie de notre communication. Nos gestes et expressions contextualisent notre message. C ’ est grâce à eux que l ’ auditeur perçoit chaque nuance. Le problème de la collaboration numérique, c ’ est souvent l ’ absence de ce contexte complémentaire. Ce qui a tôt fait d ’ engendrer des malentendus. La solution ? Au risque de vous faire sourciller, sachez que les smileys sont excellents pour pallier les erreurs d ’ interprétation. Ironie, critique constructive, doute : clarifiez les choses en utilisant l ’ émoticône adaptée.

Absence de règles

L ’ excès nuit en tout. Il suffit de faire le lien avec le paragraphe précédent. Si un smiley stratégiquement placé est efficace, une succession de smileys souriants sera exagérée. Et il convient de respecter d ’ autres règles. Elles ne sont certes pas toutes appréciées, mais les directives linguistiques empêchent l ’ utilisation d ’ abréviations incompréhensibles ou de langage SMS. Les règles régissant l ’ emplacement d ’ enregistrement des fichiers assurent aux collaborateurs de savoir où chercher. Un bon conseil : établissez vos règles en concertation et évitez les discours accusateurs.

" Pour éviter les pertes de temps inutiles,
choisissez un système d ’ exploitation
unique et uniformisez les applications. "

Logiciels incompatibles

Programmes et autres applications jouent aujourd ’ hui un rôle crucial dans notre productivité. Qui plus est, chacun peut désormais choisir le programme le mieux adapté à son processus de travail. Aucun problème dans le cas d ’ un projet individuel, mais si vous travaillez en équipe ? Conversion des types de fichiers ou mises à jour de programmes ne vous réjouiront pas… Pour éviter les pertes de temps inutiles, choisissez un système d ’ exploitation unique et uniformisez les applications. Le maître mot : la convergence.

Manque de réceptivité

Tombé sous le charme d ’ un nouvel outil collaboratif, vous le présentez à votre personnel. Vous vous attendez à ce qu ’ il l ’ adopte et l ’ utilise d ’ emblée avec autant d ’ enthousiasme. C ’ est faire fi de la phase cruciale de découverte et d ’ adoption . L ’ acceptation de nouveaux outils doit venir de l ’ intérieur et exige un certain temps. Outre l ’ indispensable grand bond en avant, la qualité de l ’ expérience utilisateur et le niveau de formation déterminent aussi l ’ acceptation finale de l ’ outil. Investissez donc dans cette adoption et ne tirez pas de conclusions hâtives si l ’ utilisation de l ’ outil a du mal à se généraliser.

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