L’illusion du bureau sans papier et des astuces pour une PME quasiment dématérialisée

Par Samsung Belgique 30.03.2017

l’illusion du bureau sans papier

Le bureau sans papier est bel et bien un fata morgana. Quoique très utiles, toutes les astuces de cet article réunies ne suffiront pas à supprimer complètement et définitivement le papier de votre PME. Mieux vaut donc viser un bureau quasiment dématérialisé, où vous économisez le papier tout en dopant votre productivité.

Identifiez les obstacles du bureau sans papier

Pour transformer votre bureau en un « bureau quasiment dématérialisé » , il est primordial de fixer des objectifs réalistes. Quelles que soient vos ambitions, votre PME ou grande entreprise n ’ est pas une île déserte . La société actuelle est très friande de papier et vous devez satisfaire les besoins de vos clients, partenaires et fournisseurs.

Par exemple, tout le monde ne sait pas comment s ’ y prendre avec les factures électroniques . Inciter vos collaborateurs à changer d ’ habitudes relève du défi.

Visez donc un objectif réaliste.
par exemple : aidez vos collaborateurs à travailler davantage de manière électronique
Et visez plus haut par la suite.
par exemple : accompagnez vos fournisseurs dans le passage du papier au numérique

Au bureau, pas de pitié pour le papier !

Parfois, on se passerait bien d ’ un document, mais on l ’ archive tout de même , car « on ne sait jamais » . La probabilité qu ’ il faille aller repêcher ce document un jour est cependant minime.

Utilisez donc l ’ astuce suivante pour un bureau quasiment dématérialisé : faites un grand nettoyage et soyez sans pitié.

• Plus besoin d ’ un dossier poussiéreux ? Jetez-le.
• Des notes à conserver ? Scannez-les et recyclez le papier.
• Des documents justificatifs que la loi vous oblige à conserver sur papier ? Faites-les archiver et numériser par un expert.

Adieu au papier

Encouragez le travail sans papier dans votre PME

Rangé, c ’ est réglé ? Pas du tout, votre mission ne fait que commencer. Vous devez à présent veiller à ce que vos collaborateurs gaspillent moins de papier et rester vigilant jusqu ’ à ce qu ’ un changement de culture se dessine clairement. Un bureau sans papier exige, en effet, des efforts constants.

• Apprenez à vos collaborateurs à imprimer aussi efficacement que possible — si c ’ est absolument nécessaire. Promouvez le recours aux copies recto verso et à l ’ Eco Mode.
• Encouragez vos collaborateurs à traiter et à conserver numériquement les factures électroniques .
Ne facilitez pas le recours à l ’ imprimante. N ’ installez pas une imprimante dans chaque bureau : préférez placer une seule machine, plus puissante, dans un espace central. Une vraie machine à réduire les coûts !

Rationalisez les processus de votre bureau sans papier

Comment supprimer la composante « papier » de vos flux d ’ informations au bureau ?

• Enregistrez automatiquement les documents au format PDF éditable et partagez-les en ligne.
• Éliminez la nécessité de signatures physiques sur les documents officiels en permettant la signature électronique .
• Débarrassez-vous de votre fax et remplacez les formulaires papier par des formulaires PDF éditables .

“ Moins de papier, plus de numérique. Cette formule résume parfaitement votre mission. ”

Du papier au numérique grâce à la technologie

D ’ autres technologies peuvent encore renforcer les fondements de votre bureau sans papier ou quasiment dématérialisé. Quelques astuces…

Fournissez des scanners compacts à vos collaborateurs, pour qu ’ ils puissent numériser immédiatement les mémos et autres papiers.
Familiarisez-les avec les applications sur smartphone qui scannent les documents grâce à l ’ appareil photo intégré.
Mettez à leur disposition des logiciels OCR (Optical Character Recognition), qui convertissent les images numériques et les fichiers PDF en documents éditables.
Permettez à vos collaborateurs de travailler sur deux écrans d ’ ordinateur ou plus . De quoi doper leur productivité et réfréner leur envie d ’ envoyer un document à l ’ imprimante.
Montrez-leur comment utiliser une tablette de manière professionnelle , comme la Galaxy TabPro S. Les mémos, croquis et annotations numériques n ’ auront ainsi plus de secret pour eux.

N ’ imprimez pas cette astuce pour un bureau sans papier !

Moins de papier, plus de numérique. Cette formule résume parfaitement votre mission. Faites-en la pierre de touche de toutes vos idées pour un bureau sans papier.

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