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La riunione non sarà mai più la stessa: convergenza e sicurezza con le flipboard digitali

Nuovi strumenti si affacciano nelle cosiddette huddle room, spazi compatti e flessibili in cui brainstorming e partecipazione sostituiscono i tradizionali incontri fiume.

21-02-2018

Collaboration è la parola chiave intorno a cui molte organizzazioni, grandi e piccole, stanno rivedendo i processi, i metodi e persino gli spazi aziendali.

L'obiettivo è favorire la condivisione delle informazioni e dei progetti sfruttando sia le tecnologie digitali sia modelli organizzativi orizzontali che permettano per l'appunto di fluidificare l'assegnazione dei compiti, lo svolgimento delle attività, la verifica dei risultati. Come ormai sempre più insegna l'esperienza consumer, non c'è più soluzione di continuità tra il mondo digitale e quello analogico: le azioni, i servizi, le applicazioni corrono da un supporto all'altro – spesso da un luogo all'altro – e qualsiasi interruzione o cambio di interazione sui dispositivi genera rallentamenti anche nel mondo fisico e, di conseguenza, sul business.
In azienda, al centro di questa trasformazione ci dovrebbero essere le sale riunione, da concepire come spazi sempre meno dedicati a incontri fiume in cui prevale la logica comunicazionale one-to-many e sempre più luoghi di ritrovo, anche occasionali, dove engagement, interattività e interazione sono gli elementi cardine di un linguaggio nuovo, generato a più voci. I grandi schermi digitali sono il perno di questo approccio, sia perché per loro stessa natura catalizzano gli sguardi e tengono alta l'attenzione, semplificando il recepimento delle informazioni, sia perché grazie alle nuove funzioni di connettività permettono a chi partecipa alle riunioni (a prescindere dal fatto che sia presente fisicamente o in videoconferenza, da remoto) di entrare e uscire dalla presentazioni apportando il proprio contributo.

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Display e delle flipboard digitali: un nuovo modo di vivere la riunione

Ma il condizionale è d'obbligo, perché a fronte di un'esigenza sempre più sentita, ancora poche imprese hanno provveduto ad allestire i nuovi spazi. Nel gergo del business internazionale, questi ambienti sono definiti huddle room, un'espressione che identifica le caratteristiche di un hub funzionale, accogliente e compatto, dove sia possibile tenere o addirittura improvvisare riunioni di piccoli gruppi di lavoro. Incontri concisi e focalizzati che possono eventualmente essere estesi ad altri membri dell'organizzazione o ad altri dipartimenti attraverso la videoconferenza. Ebbene, secondo la società di ricerca Wainhouse Research, esistono nel mondo circa 50 milioni di huddle room, ma di queste solo una risicata minoranza dispone di più un tavolo e qualche sedia. Alcune, dice l'indagine, sono equipaggiate al massimo con lavagne a fogli mobili, mentre latitano gli strumenti che possono trasformare quegli spazi in veri ambienti di collaboration e brainstorming. Lo strumento che meglio risponde a queste esigenze è la flipbloard digitale, sorta di lavagna a fogli mobili 2.0, che però è molto di più di una reinterpretazione ultratecnologica del supporto su cui per decenni si sono delineate idee e disegnate strategie: se l'aspetto, le funzionalità di base e l'ingombro rimangono gli stessi, con un'impalcatura dotata di rotelle che le permette di muoversi agilmente all'interno della huddle room, le possibilità che offre questo dispositivo interattivo vanno ben oltre la semplice scrittura. Ovviamente quella rimane: grazie a schermi touch ad alta definizione, relatori e partecipanti possono tracciare con un pennino qualsiasi segno sul display, fruendo di una super experience pari – se non superiore – a quella offerta da carta e inchiostro. Ma a questo si aggiunge la facoltà di proiettare sul monitor presentazioni, fotografie, file caricati direttamente da qualsiasi dispositivo connesso alla flipboard, che può essere orientata in senso verticale od orizzontale per accogliere nel formato migliore e valorizzare i contenuti in questione.

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Samsung Flip, versatilità, coinvolgimento e sicurezza in un unico dispositivo

Una nuova proposta in questo senso è arrivata dall'ultima edizione del CES (Consumer Electronics Show 2018) di Las Vegas: Samsung, che continua ad ampliare il proprio portfolio di soluzioni video dedicate al B2B – a cavallo di smart office e Industry 4.0 – ha infatti presentato la Flip WM55H, una lavagna digitale interattiva che concentra in un unico dispositivo tutta l'esperienza che il costruttore ha maturato nella progettazione e nella realizzazione di grandi schermi connessi. L'ergonomia e il design all-in-one di Flip le consentono di essere inserita comodamente in una huddle room, permettendo l'interazione con fino a quattro utenti contemporaneamente. Come suggerisce il nome del prodotto, il display UHD è un 55 pollici in formato 16:9 orientabile e regolabile in altezza. Offre fino a 20 pagine di spazio di scrittura per singolo file di lavoro a cui si può accedere utilizzando il tocco delle mani grazie a un sistema di scorrimento rapido, e i contenuti possono essere condivisi e scaricati sia tramite e-mail sia attraverso la stampa tradizionale, o ancora salvati a fine riunione su memorie USB oppure su supporti esterni di rete. Smartphone, laptop e tablet si collegano a Flip sfruttando la connettività Wireless o NFC, mentre gli utenti sono riconosciuti da specifici sensori che ne individuano la prossimità e attivano il display quando lo si tocca o si prende in mano il pennino, garantendo allo stesso tempo risparmio energetico e funzionalità immediata, senza bisogno di spegnere e accendere la lavagna.

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