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Soluzioni di Mobile Device Management per lo smart working

L’adozione di piattaforme di Mobile Device Management permette di migliorare la produttività dei “lavoratori agili” garantendo la sicurezza dei dati aziendali. Ecco le soluzioni per affrontare i rischi dello smart working

02-08-2018
Smart working: il lavoro nell’era dei mobile device

Lo smart working, anche in Italia, sta pian piano cambiando il panorama organizzativo di aziende e PA: un fenomeno, quello del cosiddetto “lavoro agile”, che si sta diffondendo sempre di più grazie alla digital transformation il cui impatto su ogni ambito della società civile inizia a farsi sentire. Un cambiamento così radicale impone, ovviamente, lo sviluppo di adeguati strumenti di controllo per fronteggiarlo: il mondo del lavoro è ormai un ambiente popolato da un insieme eterogeneo e sempre più complesso di dispositivi e applicazioni che può essere gestito solo ricorrendo a soluzioni di Mobile Device Management.

Mobile Device Management Solutions per il “lavoro agile”

Il concetto di smart working, d’altronde, nasce proprio per venire incontro e soddisfare le esigenze produttive delle imprese e quelle individuali dei lavoratori. Una nuova “filosofia manageriale” , secondo l’Osservatorio Smart Working nato nel 2012, “fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Una realtà, dunque, quella dello smart working, che sta letteralmente rivoluzionando il concetto stesso di confine fisico delle aziende: un aggravio sui compiti dei reparti IT che devono garantire l’accesso ai sistemi informativi aziendali anche dall’esterno facendo in modo che ciò avvenga seguendo un’appropriata “mobile strategy” sui temi della sicurezza e della gestione di dati e informazioni. Il tutto reso ancor più complicato dalla diversificazione delle tecnologie mobile e dal proliferare di sistemi operativi e applicazioni che hanno fatto crescere esponenzialmente la complessità gestionale.
Un’idea evoluta di “lavoro agile” vede lo smart worker entrare in ufficio utilizzando il proprio smartphone come badge personale e per autorizzare l’accesso temporaneo all’ospite che lo accompagna.

Alla reception, alcuni display multimediali (pensiamo ad esempio ai Samsung Smart Signage) forniscono in modo sincronizzato informazioni sulle attività in corso all’interno dell’edificio oppure su aspetti legati all’azienda, il tutto gestito in maniera centralizzata e da remoto.
Attraversando l’area lounge è poi possibile trovare una serie di schermi touch che forniscono informazioni ai visitatori e aumentano la percezione del brand, mentre le funzioni sicure di Unified Communication permettono di trasformare questi spazi in aree flessibili per incontri di lavoro veloci.
Nello “smart workspace” , infine, gli spazi vengono sfruttati meglio e in modo più efficiente: le sale riunioni vengono prenotate da remoto direttamente dallo smartphone o il tablet ed è possibile visualizzare in tempo reale le riunioni in corso e quelle programmate successivamente.
È evidente che per gestire al meglio uno scenario simile diventa fondamentale per le aziende pianificare l’utilizzo di una piattaforma di Mobile Device Management (MDM) e adottare le migliori MDM solutions.

Piattaforma Knox

Un dispositivo sicuro è un dispositivo affidabile

La piattaforma Samsung Knox è integrata negli smartphone, nei tablet e nei dispositivi portatili Samsung dalla loro fase di fabbricazione; in questo modo, ne disporrai dal momento in cui estrarrai il tuo dispositivo dalla confezione.
La piattaforma Knox è costituita da meccanismi di difesa e sicurezza sovrapposti che proteggono da intrusioni, malware e molte altre minacce.

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Sicurezza degli asset aziendali garantita da remoto

Ricordiamo che con l’espressione Mobile Device Management si identificano tutte quelle piattaforme di controllo da remoto che consentono una gestione centralizzata dei dispositivi mobile (smartphone, tablet e computer portatili, ma anche dispositivi IoT, wearable e dispositivi smart) utilizzati dai dipendenti. Una best mobile device management significa quindi saper gestire al meglio i mobile device che ogni dipendente porta con sé, dentro e fuori l’azienda.
Oltre che semplificare la configurazione dei dispositivi, permettendo ad esempio di reinstallare il sistema operativo già configurato con tutte le app necessarie all’utilizzo aziendale, la Mobile Device Management Application consente la distribuzione e l’aggiornamento del software da remoto, la gestione delle whitelist/blacklist (in base all’identità e ai privilegi degli utenti) e la silent installation di aggiornamenti e patch senza l’intervento dell’utente.
Il tutto al fine di garantire il massimo livello di sicurezza possibile nello svolgimento delle attività lavorative quotidiane.
Una piattaforma di Mobile Device Management correttamente configurata e gestita consente, ad esempio, di separare i dati personali del lavoratore da quelli aziendali, e ospitare questi ultimi all’interno di un’area riservata del mobile device progettata per isolarli, cifrarli e proteggerli da possibili attacchi informatici. Soluzioni MDM come Knox di Samsung garantiscono inoltre una protezione a livello hardware per fare in modo che operazioni critiche come la decifratura dei dati aziendali avvengano soltanto dopo aver verificato che i componenti principali del sistema non sono stati compromessi.

In molti casi, poi, le soluzioni di Mobile Device Management forniscono anche una serie di miglioramenti applicativi per le piattaforme mobile volte a proteggere le applicazioni e i dati definendo cosa può fare ogni processo e a quali dati può accedere.
Bisogna poi valutare l’indispensabilità di una piattaforma di Mobile Device Manager e del suo corretto utilizzo soprattutto in considerazione delle eventuali politiche gestionali di tipo BYOD (Bring Your Own Device) ; ma anche di Bring Your Own Technology, BYOT, Bring Your Own Phone, BYOP, e Bring Your Own PC, BYOPC.

Privacy e smart working: un connubio possibile

Una situazione lavorativa, questa introdotta con le politiche gestionali di tipo BYOD e più in generale dallo smart working, che deve essere gestita con grande attenzione per soddisfare le recenti normative europee sulla privacy e sulla protezione dei dati personali. Un lavoratore agile, infatti, può accedere direttamente da casa sua e con il suo smartphone all’intero database aziendale e in questo caso il rischio di non dare esatto adempimento al GDPR è altissimo.
Per evitare che ciò accada occorre un’attenta organizzazione aziendale, così come è fondamentale effettuare una scelta accurata delle soluzioni tecnologiche da adottare per lo smart working che tenga conto di tutti gli aspetti correlati al controllo da remoto del lavoratore agile e della sicurezza dell’attività svolta dal lavoratore stesso. Per raggiungere buoni risultati occorre innanzitutto formare i dipendenti sull’uso delle strumentazioni che gli vengono consegnate e sul trattamento dei dati a cui viene chiamato.
Ricordiamo, infatti, che sempre più spesso gli asset aziendali coincidono con i dati gestiti dall’azienda stessa: non è un caso che questi stessi dati vengono ormai considerati “l’oro nero” della nostra era. Una attenta e costante formazione dei dipendenti rappresenta dunque il primo passo per ridurre il rischio di data breach. È importante far capire loro il rischio che si corre ogniqualvolta accedono all’archivio aziendale da remoto o utilizzano applicazioni come Skype e WhatsApp per contattare clienti o fornitori: una banale disattenzione può aprire una breccia pericolosa nel perimetro di sicurezza aziendale e mettere a repentaglio i dati di cui è titolare l’azienda stessa, con tutte le conseguenze del caso previste dal GDPR.

Evitare un data breach grazie a soluzioni MDM

Per scongiurare il verificarsi di un data breach occorre innanzitutto mettere a punto delle corrette politiche di gestione degli accessi ai servizi aziendali. Neanche a dirlo, per realizzarle in maniera corretta e gestirle in maniera centralizzata, è opportuno adottare una piattaforma di Mobile Device Management. Un corretto piano di strategico di Mobile Device Management Security, infatti, permette di adottare tecnologie di password authentication e data encryption : in questo modo, fintanto che un dispositivo (qualunque esso sia) si trova dentro i confini fisici o virtuali dell’azienda sarà sempre sotto il controllo del sysadmin che, ad esempio, potrà intervenire in ogni momento in caso di emergenza resettando un mobile device rubato, smarrito o comunque compromesso mediante un’operazione di remote wipe/lock.
Senza dire che grazie alle soluzioni di Mobile Device Management è possibile ottenere un controllo totale e sicuro sullo scambio di documenti riservati (Mobile Content Management ), sulla gestione dei software e delle applicazioni necessarie allo svolgimento delle attività lavorative e per questo ritenute sicure (Mobile Application Management ) e sulla gestione centralizzata della posta elettronica aziendale (Mobile Email Management ).
Alla luce di quanto detto finora è dunque evidente come lo smart working non può essere visto soltanto come un semplice work-life balance, cioè come un’opportunità di bilanciare il lavoro e la vita privata. Se gestito correttamente mediante soluzioni di Mobile Device Management, invece, lo smart working può diventare un’opportunità di crescita e di riorganizzazione aziendale con importanti ricadute anche sulla qualità del lavoro stesso.