6 veiksmīgas sapulces priekšnoteikumi

30.10.2018
6 veiksmīgas sapulces priekšnoteikumi

Lielākajā daļā darbavietu sapulces ir plaši izmantots rīks, lai plānotu darbus, apmainītos ar idejām vai veidotu stratēģijas – Latvijā 40% darbavietu sapulces notiek regulāri un 28% notiek neregulāri*. Lai sapulces no vērtīgām un produktīvām tikšanās reizēm nepārvērstos par nelietderīgu laika un enerģijas tērēšanas veidu, Samsung biznesa klientu vadītājs Ronalds Možeiko piedāvā sešus ieteikumus veiksmīgai sapulcei.

1. Sapulce vai e-pasts?

Plānojot sapulci, kritiski izvērtējiet, vai tiešām ir nepieciešams kolēģus atraut no darbiem tās dēļ. Ja jautājums, ko vēlaties apspriest, ir īss un konkrēts, varbūt efektīvāk ir uzrakstīt to e-pastā, lai kolēģi varētu izlasīt un atbildēt sev ērtā laikā.

2. Kas būs sapulces dalībnieki?

Uz sapulci aiciniet tikai tos darbiniekus, kas ir tiešā veidā saistīti ar apspriežamo tematu un kas spētu dot sapulcei vērtīgu pienesumu. Lai sapulce būtu patiešām produktīva, ieteicams tajā iesaistīt ne vairāk par 7 dalībniekiem – tad visiem būs iespēja izteikties un būs vieglāk nonākt pie vēlamā rezultāta.

3. Mainiet vidi!

Ja jūtat, ka kolēģi sapulču laikā garlaikojas un viņiem trūkst enerģijas un labu ideju, izmēģiniet pārcelt sapulci uz citu vidi – piemēram, kafejnīcu vai parku. Reizēm vides maiņa sniedz jaunu enerģiju un palīdz domāt “ārpus rāmjiem”.

4. Cieniet kolēģu laiku!

Pirms sapulces nosakiet konkrētu tās sākuma un beigu laiku, informējiet par to sapulces dalībniekus un pats svarīgākais – ievērojiet noteikto laiku, lai sapulces dēļ kolēģi nekavētu ikdienas darbus vai citas tikšanās.

5. Celieties kājās!

Lai sapulces būtu īsākas un efektīvākas, speciālisti iesaka to laikā nevis sēdēt, bet gan stāvēt kājās – tas būs ne vien veselīgi tiem, kas lielāko daļu darbadienas pavada sēžot, bet arī padarīs komunikāciju dalībnieku starpā aktīvāku un dinamiskāku.

6. Veiciet piezīmes un dalieties ar tām!

Visbiežāk sapulču laikā piezīmes cilvēki veic pierakstu kladēs vai uz lapiņām (34%), datoros (21%) vai uz tāfeles ar pierakstu lapām (13%), taču mūsdienās pieejami arī ērtāki veidi, kā piefiksēt sapulcē runāto. Piemēram, izmantojot Samsung Flip interaktīvo tāfeli, sapulces vadītājs var visu nepieciešamo pierakstīt uz tāfeles, demonstrēt attēlus un video no citām ierīcēm, taisīt ekrānuzņēmumus un veikt uz tiem piezīmes. Vēlāk šos pierakstus var ērti nosūtīt visiem dalībniekiem e-pastā, tā izvairoties no iespējas, ka kāda pieraksti pazūd vai kāds ir aizmirsis piefiksēt ko svarīgu

* Par aptauju: 2018. gada rudenī pēc Samsung pasūtījuma veikusi AS Norstat Latvija, aptaujājot 1000 Latvijas iedzīvotājus vecumā no 18 līdz 99 gadiem.

6 veiksmīgas sapulces priekšnoteikumi