CODE DE CONDUITE DES FOURNISSEURS
1. INTRODUCTION
Chez Samsung, notre succès a toujours été fondé sur notre capacité à évoluer et à innover afin d’offrir les meilleurs produits et services qui ont un impact significatif sur la société. Cependant, le succès signifie plus que de simplement atteindre nos objectifs commerciaux. Il s’agit également de nous engager à agir de manière éthique et avec intégrité dans tout ce que nous faisons.
Samsung est une entreprise fondée sur des valeurs fondamentales solides : les gens, l’intégrité, le changement, l’excellence et la prospérité commune. Tout comme avec nos employés, nous attendons de nos fournisseurs, partenaires commerciaux et autres fournisseurs de services qu’ils comprennent et respectent nos valeurs fondamentales. Le présent Code de conduite des fournisseurs présente le cadre de référence sur la façon dont les fournisseurs de Samsung doivent agir avec intégrité et prendre des décisions éthiques.
Veuillez prendre le temps de lire attentivement ce Code des fournisseurs et de vous assurer que vos représentants exercent les activités de Samsung en respectant le cadre établi. Nous vous remercions de votre engagement à respecter nos valeurs fondamentales. En travaillant ensemble, nos fournisseurs aident Samsung à aller de l’avant, et nous pouvons continuer à préserver notre solide réputation et à améliorer la marque Samsung.
2. La conduite éthique nous fait avancer
Samsung attend de ses fournisseurs qu’ils agissent avec intégrité et prennent des décisions commerciales éthiques. Cela commence par le respect de toutes les lois et réglementations applicables. En outre, veuillez respecter les consignes suivantes :
• CONFLITS D’INTÉRÊTS : Samsung attend de ses fournisseurs qu’ils évitent les situations qui pourraient créer ou même donner l’impression de créer un conflit d’intérêts. Un conflit d’intérêts peut se produire lorsque des intérêts personnels, financiers ou familiaux interfèrent avec les intérêts fondamentaux de Samsung. Des exemples de conflits d’intérêts inacceptables incluent le paiement d’une prime d’intermédiaire ou de commission d’associé à l’employé de Samsung qui a recommandé des activités au fournisseur, le paiement personnel d’un employé de Samsung pour des services, et fournir des travaux de sous-traitance pour Samsung en se basant sur des relations familiales ou personnelles. Les fournisseurs doivent divulguer tout conflit d’intérêts potentiel avec Samsung par l’entremise du site Web de Samsung (https://samsung.webline.saiglobal.com).
• CADEAUX ET INVITATIONS : Les cadeaux (comme les œuvres d’art, les vêtements, les vins, les spiritueux, les bonbons, les paniers cadeaux, et autres produits, marchandises ou services offerts ou reçus sans paiement) et les invitations (comme les repas, les billets pour assister à des événements, les parties de golf, les événements culturels, les conférences ou les engagements similaires donnés ou reçus sans paiement) peuvent aider à stimuler les relations commerciales, mais ils peuvent également entraîner des pertes financières ou une atteinte à la réputation. Par conséquent :
Cadeaux :
- Les employés de Samsung ne sont pas autorisés à recevoir :
o tout cadeau (à moins qu’il n’ait une valeur de minimis, comme des articles promotionnels ou des petits aliments/articles périssables, p. ex., des paniers cadeaux, des chocolats, du maïs soufflé);
o des espèces ou des montants d’argent équivalents (comme des cartes-cadeaux); ou
o des biens, des services ou des faveurs offerts gratuitement ou à prix réduit pour leur intérêt personnel ou pour l’intérêt de leur famille.
Invitations :
- Les employés de Samsung ne sont pas autorisés à accepter des invitations, sauf dans les cas où :
o il existe un objectif commercial légitime;
o l’invitation est raisonnable, d’usage et non extravagante; et
o le fournisseur ainsi que l’employé de Samsung assistent à l’événement lié à l’invitation (sinon, l’engagement est considéré comme un cadeau et serait assujetti aux politiques ci-dessus sur les cadeaux).
- Les employés de Samsung ne sont pas autorisés à accepter des voyages et des hébergements gratuits sans l’autorisation du service de conformité de Samsung. Les fournisseurs ne doivent pas payer les frais de déplacement et d’hébergement des employés de Samsung, à moins que l’équipe de conformité de Samsung n’ait donné son autorisation.
En outre, les employés de Samsung ne sont pas autorisés à offrir des cadeaux ou des invitations à moins que les politiques du destinataire sur l’acceptation de cadeaux ou d’invitations ne soient respectées et, (a) si un cadeau est offert, l’article est symbolique ou offre l’occasion de faire l’expérience du produit Samsung, ou (b) si une invitation est offerte, l’employé de Samsung ainsi que le destinataire se trouvent tous les deux sur place.
Les fournisseurs doivent utiliser le site Web de Samsung (https://samsung.webline.saiglobal.com) pour poser des questions ou exprimer des préoccupations concernant les cadeaux ou les invitations. Des règles supplémentaires peuvent s’appliquer si des produits ou services sont utilisés pour des ventes à un organisme gouvernemental.
• POTS-DE-VIN ET CORRUPTION : Samsung ne tolère pas les pots-de-vin ou la corruption et s’attend à ce que ses fournisseurs respectent toutes les lois nationales et internationales applicables interdisant la corruption, comme la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers du Canada. Les fournisseurs ne doivent pas effectuer de paiements directs ou indirects, ni de promesse de paiements, dans le but d’obtenir ou de conserver des contrats, y compris des paiements à un fonctionnaire étranger ou à un autre fonctionnaire.
• FRAUDE : Samsung s’attend à ce que ses fournisseurs mettent en place des mesures pour se protéger contre la fraude, qui peut se produire lorsque des renseignements sont intentionnellement dissimulés, modifiés, falsifiés ou omis pour le bénéfice individuel ou celui d’autrui. Les fournisseurs doivent s’assurer que les factures soumises à Samsung sont exactes et qu’elles ne dissimulent pas ou qu’elles ne masquent des transactions ou des dépenses. Samsung s’attend à ce que les fournisseurs signalent toute préoccupation par l’entremise de Samsung Webline https://samsung.webline.saiglobal.com.
• RÉGLEMENTATIONS COMMERCIALES INTERNATIONALES : Samsung vend régulièrement ses produits à l’échelle internationale, et exige la conformité avec les réglementations complexes en matière de douanes et de commerce international. Par conséquent, Samsung s’attend à ce que ses fournisseurs se conforment à toutes les lois applicables qui régissent le commerce international et les contrôles commerciaux, y compris toutes les exigences en matière d’importation, d’exportation et de réexportation.
3. La protection des actifs de l’entreprise nous fait avancer
Samsung attend de ses fournisseurs qu’ils aident à protéger ses actifs.
• UTILISATION DES ACTIFS DE SAMSUNG : Lorsque Samsung fournit à ses fournisseurs des renseignements, des technologies, des systèmes (y compris le courrier électronique) ou des actifs physiques, ceux-ci doivent être utilisés uniquement aux fins autorisées par Samsung. Les fournisseurs doivent se conformer aux procédures de confidentialité et de sécurité de Samsung comme condition pour avoir accès au réseau, aux systèmes et aux bâtiments internes de l’entreprise Samsung. Toutes les données stockées ou transmises sur de l’équipement appartenant à Samsung ou loué par Samsung doivent être considérées comme confidentielles et la propriété exclusive de Samsung. Samsung peut, à sa seule discrétion, surveiller l’utilisation par les fournisseurs des réseaux ou des systèmes de Samsung (y compris les courriels) ou l’accès aux données stockées ou transmises à l’aide des réseaux ou des systèmes de Samsung. Samsung interdit aux fournisseurs d’utiliser les informations, technologies ou les systèmes fournis par Samsung pour créer, accéder, stocker, imprimer, solliciter ou envoyer tout matériel intimidant, harcelant, menaçant, abusif, sexuellement explicite ou autrement offensant ou inapproprié ou d’envoyer des communications fausses, désobligeantes ou malveillantes.
• PROTECTION DES DONNÉES : Les fournisseurs doivent respecter toutes les lois et réglementations applicables en matière de confidentialité et de sécurité des données personnelles des personnes, ainsi que les renseignements confidentiels des clients et des partenaires commerciaux de l’entreprise. Cela comprend le signalement de toute violation présumée ou réelle dès que le fournisseur a connaissance d’une violation présumée ou réelle. Les fournisseurs doivent utiliser le site Web de Samsung Webline (https://samsung.webline.saiglobal.com) pour signaler les violations présumées ou réelles de la confidentialité des données.
• DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE : Les fournisseurs s’engagent à protéger et à respecter les droits de propriété intellectuelle de Samsung et de tiers, et de ne pas violer intentionnellement ou d’utiliser de manière inappropriée ces droits de propriété intellectuelle, y compris, mais sans s’y limiter, les droits d’auteur, les brevets, les marques de commerce et les secrets commerciaux.
• CONSERVATION DE DOSSIERS COMMERCIAUX : Les fournisseurs sont tenus d’enregistrer et de signaler honnêtement et avec exactitude tous les renseignements commerciaux et de se conformer à toutes les lois applicables concernant la conservation et l’exactitude des données. Les fournisseurs doivent créer, conserver et éliminer les dossiers de l’entreprise et des employés conformément à toutes les exigences juridiques et réglementaires applicables. Les fournisseurs doivent faire preuve d’honnêteté dans toutes les déclarations et protéger Samsung, le public et le gouvernement contre toute forme d’inexactitude, y compris dans la divulgation de renseignements concernant les activités commerciales, la structure et la situation financière des fournisseurs aux représentants des organismes de réglementation et aux représentants du gouvernement.
4. La responsabilité sociale de l’entreprise nous fait avancer
Samsung s’attend à ce que ses fournisseurs partagent son engagement envers la durabilité environnementale, les droits de la personne et l’égalité des chances sur le lieu de travail.
• POLITIQUES NON DISCRIMINATOIRES SUR LE LIEU DE TRAVAIL : Les fournisseurs ne doivent pas faire de la discrimination dans l’embauche, la rémunération, l’accès à la formation, la promotion, la cessation d’emploi ou la retraite en vertu de toute législation sur les droits de la personne applicable, y compris la citoyenneté, la race, le lieu d’origine, l’origine ethnique, la couleur, l’ascendance, le handicap, l’âge, les convictions, le sexe, la grossesse, la situation familiale, l’état matrimonial, l’identité sexuelle, l’expression sexuelle, l’état d’assisté social (logement) et antécédents judiciaires (emploi).
• HARCÈLEMENT : Samsung ne tolère pas le harcèlement de ses employés et s’attend à ce que ses fournisseurs s’abstiennent et interdisent toute forme de harcèlement de ses employés. Le harcèlement peut prendre de nombreuses formes, mais comprend toujours une conduite importune qui a pour but ou effet de créer un environnement de travail intimidant, offensant ou hostile. Les comportements physiques, les commentaires verbaux ou écrits et les vidéos ou photos qui font en sorte que les personnes visées se sentent harcelées doivent être identifiés et gérés immédiatement.
• MAIN-D’ŒUVRE VOLONTAIRE : Samsung condamne le recours au travail forcé et au trafic de personnes, et ne travaillera avec aucun fournisseur qui fait appel à une main-d’œuvre involontaire. Les fournisseurs doivent utiliser uniquement la main-d’œuvre volontaire et ne pas tolérer ou bénéficier de la main-d’œuvre involontaire. Le travail forcé, que ce soit sous la forme de travail de servitude, de main-d’œuvre forcée ou asservie ou de main-d’œuvre carcérale, par les fournisseurs ou leurs sous-traitants est strictement interdit.
• TRAVAIL DES ENFANTS : Les fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois et exigences minimales en matière d’âge minimum du travail et s’engager à ne pas utiliser le travail des enfants. Aux fins du présent Code des fournisseurs, le terme « enfant » désigne toute personne âgée de moins de 15 ans (ou 14 ans lorsque la loi du pays le permet), n’ayant pas atteint l’âge de fin de scolarité obligatoire ou n’ayant pas atteint l’âge minimum pour l’emploi dans la juridiction applicable, selon l’âge le plus élevé.
• ABUS PHYSIQUE : Les fournisseurs ne doivent pas se livrer à des abus ou à des mesures disciplinaires. Il est strictement interdit d’exercer toute forme de violence corporelle, d’imposer des mesures disciplinaires, de proférer des menaces de violence corporelle ou de pratiquer du harcèlement sexuel, verbal ou autre ou de s’adonner à toute autre forme d’intimidation.
• MILIEU DE TRAVAIL SÉCURITAIRE : Les fournisseurs doivent fournir un environnement de travail sécuritaire et sain et se conformer pleinement à toutes les lois, réglementations et pratiques applicables en matière de santé et de sécurité, y compris l’interdiction de consommer, de posséder, de distribuer ou de vendre des drogues illégales ou de l’alcool. Les fournisseurs doivent élaborer et mettre en œuvre des plans pour faire face aux situations d’urgence, y compris : les rapports d’urgence, les procédures de notification et d’évacuation des employés, la formation et les exercices des travailleurs, l’équipement approprié de détection et d’extinction des incendies et les installations de sortie appropriées.
• AUTORISATIONS DE TRAVAIL : Les fournisseurs ne doivent employer que des travailleurs ayant un droit juridique de travailler, qui doit être validé par les fournisseurs après un examen de l’ensemble de tous les documents pertinents avant l’embauche d’un travailleur. Les fournisseurs doivent mettre en œuvre des procédures qui démontrent la conformité à ces validations. Les fournisseurs doivent vérifier régulièrement les agences d’emploi auprès desquelles ils obtiennent leur main-d’œuvre pour surveiller la conformité.
• RELATIONS AVEC LES EMPLOYÉS : Les fournisseurs doivent reconnaître et respecter les droits des employés de s’associer librement, de s’organiser et de négocier collectivement conformément aux lois locales. Il est important d’établir une communication ouverte et un engagement direct entre les employés et la direction comme moyen de soutenir des relations positives avec les employés.
• SALAIRE MINIMUM : Les fournisseurs doivent payer des salaires de subsistance dans des conditions humaines. Tous les travailleurs doivent recevoir des renseignements clairs et écrits sur leurs conditions d’emploi en ce qui concerne les salaires avant de commencer leur emploi et, au besoin, tout au long de leur période d’emploi. Les déductions des salaires comme mesure disciplinaire ne sont pas autorisées.
• HEURES RÉGULIÈRES ET HEURES SUPPLÉMENTAIRES : Les fournisseurs ne doivent pas exiger des employés qu’ils travaillent plus que le nombre maximum d’heures de travail quotidien fixé par les lois applicables. Les fournisseurs doivent s’assurer que les heures supplémentaires sont volontaires et payées conformément aux lois et règlements applicables.
• ENVIRONNEMENT : Les fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois et réglementations environnementales applicables concernant les matières dangereuses, les émissions atmosphériques, les déchets et les rejets d’eaux usées, y compris la fabrication, le transport, l’entreposage, l’élimination et le rejet dans l’environnement de ces matières.
5. Surveillance et tenue des dossiers
Les fournisseurs doivent conserver la documentation nécessaire pour démontrer leur conformité au présent Code de fournisseur. Samsung ou ses agents désignés conservent le droit de prendre certaines mesures, telles que l’inspection des installations ou l’examen de la documentation applicable, afin d’assurer la conformité au présent Code du fournisseur.
6. Autorité du fournisseur
Les fournisseurs ne doivent pas conclure d’entente, de contrat ou de transaction au nom de Samsung, se déclarer comme un représentant ou un agent de Samsung, ni parler à la presse ou à des tiers au nom de Samsung ou concernant toute activité menée avec Samsung, sauf autorisation expresse écrite de Samsung. Les fournisseurs ne peuvent pas faire appel à des sous-traitants sans l’approbation préalable de Samsung. Tous les fournisseurs qui ont été approuvés pour faire appel à des sous-traitants doivent s’assurer que les pratiques éthiques et commerciales du sous-traitant sont conformes au Code des fournisseurs.
7. Questions et signalement des infractions soupçonnées
Les fournisseurs doivent surveiller eux-mêmes leur conformité au présent Code des fournisseurs. En plus de tout autre droit que Samsung peut avoir en vertu de son ou ses accords avec les fournisseurs, Samsung peut, à sa seule discrétion, résilier immédiatement tout accord ou toute relation avec les fournisseurs dans le cas où le fournisseur agit d’une manière illégale ou incompatible avec le présent Code du fournisseur. Samsung se réserve le droit, à son entière discrétion, de mettre fin à toute activité commerciale avec un fournisseur qui enfreint le présent Code du fournisseur, et cette violation peut constituer une violation substantielle d’un accord écrit entre Samsung et le fournisseur.
Le présent Code de fournisseur vise à compléter plutôt qu’à remplacer les contrats écrits entre Samsung et le fournisseur.
Si vous avez des questions au sujet du Code des fournisseurs de Samsung ou si vous souhaitez signaler un comportement douteux ou des violations possibles, veuillez communiquer avec la ligne Web de Samsung à https://samsung.webline.saiglobal.com. Samsung ne tolérera aucune mesure de représailles de la part d’un fournisseur contre son ou ses employés ou toute autre personne ayant, de bonne foi, demandé conseil ou signalé un comportement douteux ou une violation possible du présent code de fournisseur.