Dalam dunia logistik, Purchase Order (PO) memainkan peran vital, terlebih di industri logistik. Purchase Order adalah dokumen berisi kesepakatan resmi antara pembeli dan bisnis Anda yang berisi detail produk atau layanan yang dipesan, berikut dengan harga, kuantitas, dan persyaratan lain.

Artikel Samsung Business Insights ini akan membahas strategi untuk memaksimalkan efisiensi Purchase Order Anda. Dengan menerapkan langkah optimasi PO, diharapkan bisnis Anda dapat lebih menghemat waktu dan biaya operasional, serta memastikan kelancaran arus barang atau layanan di era industri 4.0 yang serba digital ini.

Industri logistik dan transportasi terus berkembang dari segi digitalisasi. Terhitung sejak 2018 dan diproyeksikan hingga 2025, perkembangan pasar digitalisasi logistik tumbuh dari 54.9 miliar ke 145.3 miliar Dolar AS¹. Penting untuk perusahaan logistik Anda untuk tetap kompetitif dalam layanan logistik dengan melakukan digitalisasi di berbagai aspek.

Proses PO yang efisien berperan penting dalam menjaga kelancaran supply chain, seperti:

• Mengurangi Kesalahan: PO yang jelas dan rinci meminimalisir kesalahan pemesanan dan pengiriman, sehingga menghemat waktu dan biaya untuk koreksi.
• Mempercepat Proses: PO yang terotomatisasi dan terintegrasi dengan sistem manajemen persediaan Anda dapat mempercepat proses pemesanan dan persetujuan.
• Memudahkan Negosiasi Harga: Dengan data pembelian historis yang terpusat, Anda dapat bernegosiasi harga yang lebih baik dengan klien.
• Memperkuat Hubungan Bisnis: Proses PO yang efisien menunjukkan profesionalisme dan kepercayaan, membangun hubungan bisnis yang lebih kuat dengan klien.

Proses PO yang tidak efisien bisa berdampak negatif pada kelancaran kerja sama bisnis Anda, sehingga menghambat produktivitas dan profitabilitas bisnis. Lakukan beberapa langkah berikut untuk memaksimalkan efisiensi proses PO bisnis Anda dengan klien:

1. Standarisasi Template PO

Gunakan template PO yang terstandarisasi untuk semua pembelian dan kerja sama dengan klien Anda. Pastikan template tersebut mencakup informasi penting seperti:

• Nama dan detail kontak kedua belah pihak
• Tanggal pemesanan
• Nomor PO
• Deskripsi produk atau layanan yang dipesan
• Kuantitas
• Harga satuan dan total
• Syarat & ketentuan pembayaran
• Target tanggal pengiriman
• Informasi garansi (jika ada)

2. Manfaatkan Sistem E-Procurement

Jika ada, Anda bisa memberikan klien akses ke platform e-procurement yang memungkinkan Anda membuat, mengirimkan, dan melacak PO secara elektronik.

Terapkan proses tanda tangan digital ke dokumen PO yang diproteksi dengan sistem keamanan berlapis seperti Samsung Knox Suite untuk secara bertahap membuat proses menjadi paperless.

3. Otomatisasi PO Approval

Jika memungkinkan, gunakan sistem otomatisasi untuk persetujuan PO dengan nilai di bawah ambang batas tertentu. Hal ini akan mempercepat proses pemesanan dan mengurangi ketergantungan pada proses approval manual.

4. Integrasikan Sistem

Jika memungkinkan, lakukan integrasi sistem manajemen produk/layanan Anda dengan platform e-procurement klien.

Hal ini memungkinkan sinkronisasi data persediaan secara otomatis, sehingga Anda dapat memesan ulang produk dengan cepat dan menghindari kehabisan stok.

5. Kelola Data Master dengan Baik:

Pastikan data master Anda, seperti informasi produk dan detail vendor, akurat dan terbaru. Hal ini akan menghindari kesalahan pemesanan dan keterlambatan dalam pemrosesan PO.

6. Lakukan Review PO Secara Berkala:

Tinjau proses PO Anda secara berkala untuk mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan. Lakukan analisa data historikal untuk menemukan tren dan pola yang dapat dioptimalkan atau diotomatisasi lebih lanjut.

Baca juga: Ketahui Manfaat Digitalisasi Inventory untuk Bisnis Anda

Dengan menerapkan strategi di atas, Anda dapat menikmati beberapa manfaat berikut:

• Penghematan Biaya: Mengurangi kesalahan, mempercepat proses, dan meningkatkan negosiasi harga dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dengan implementasi paperless PO.
• Peningkatan Produktivitas: Proses PO yang efisien membebaskan tim Anda untuk fokus pada aktivitas lain yang bernilai tambah.
• Pelayanan Pelanggan yang Lebih Baik: Dengan memastikan ketersediaan produk yang tepat pada waktu yang tepat, Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Hubungan B2B yang Lebih Kuat: Efisiensi PO menunjukkan kepada klien bisnis bahwa Anda adalah mitra bisnis yang terpercaya dan andal.

Baca juga: Pemanfaatan Teknologi Wireless untuk Efisiensi Supply Chain

Purchase Order (PO) yang efisien merupakan landasan untuk kelancaran supply chain bisnis Anda. Dengan menerapkan rekomendasi di atas, bisnis Anda dapat:

• Mengurangi kesalahan pemesanan dan menghemat waktu serta biaya untuk perbaikan.
• Mempercepat proses pemesanan dan persetujuan PO melalui otomatisasi dan integrasi sistem.
• Mencapai negosiasi harga yang lebih baik dengan klien berdasarkan data pembelian historikal yang terpusat.
• Membangun hubungan B2B yang lebih kuat dengan klien melalui proses PO yang profesional dan terpercaya.

Beralih ke digitalisasi PO dengan dukungan tanda tangan digital menggunakan perangkat Galaxy Rugged Series, seperti Galaxy XCover7 dan Tab Active5 yang tangguh dengan sertifikasi IP68 dan MIL-STD-810H untuk menunjang aktivitas staf Anda yang beroperasi di luar ruangan.

Dapatkan penawaran harga menarik dan dukungan garansi hingga 3 tahun untuk pembelian volume besar melalui formulir kerja sama di bagian bawah halaman atau detail kontak berikut ini:

Email: b2b.id@samsung.com

Telepon: 021 2958 8000