Stock opname adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghitung jumlah persediaan barang secara fisik di gudang atau tempat penyimpanan lainnya.

Tujuan utama dari stock opname adalah untuk mengoptimalkan pengelolaan stok barang perusahaan, mencegah kekurangan atau kelebihan persediaan, serta memperbaiki proses bisnis secara keseluruhan.

Dalam praktiknya, stock opname adalah proses yang memakan waktu dan tenaga, sehingga perlu dioptimalkan untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Dalam artikel Samsung Business Insights ini, mari ketahui tentang 5 cara optimasi proses stock opname untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda!

Kunci utama stock opname yang sukses adalah memilih waktu yang tepat. Sebuah studi independen mengungkap peningkatan jumlah stock masuk sebanyak 50% pada shift malam jika dibandingkan dengan shift siang hari¹.

Hindari momen sibuk seperti akhir bulan atau peak season agar tidak mengganggu aktivitas bisnis. Sebaliknya, manfaatkan shift malam, akhir pekan, atau low season untuk kelancaran proses stock opname.

Dua Metode, Sesuaikan dengan Kebutuhan!

Terdapat dua metode utama stock opname yang bisa Anda pilih, yaitu periodik dan berkelanjutan.

• Stock opname periodik: Dilakukan secara berkala, ideal untuk perusahaan dengan volume stok sedang dan tingkat fluktuasi permintaan yang rendah.
• Stock opname berkelanjutan: Dilakukan lebih sering, cocok untuk perusahaan dengan volume stok tinggi dan fluktuasi permintaan yang besar.

Stock opname membutuhkan kerjasama tim yang solid. Pastikan tim Anda terlatih dengan baik dan bekali mereka dengan instruksi yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing individu hingga departemen.

Di era industri 4.0 ini, penting untuk beralih ke digitalisasi stock opname untuk mempermudah proses pendataan dan rekap hasil. Teknologi seperti barcode dan RFID juga dapat membantu mempercepat proses scanning dan pengumpulan data.

Membagi gudang menjadi beberapa zona merupakan langkah penting untuk kelancaran stock opname. Kelompokkan barang berdasarkan kategori, jenis, atau nilai untuk memudahkan identifikasi dan pendataan. Berikan kode unik pada setiap zona dan barang untuk mempercepat proses pencarian dan pencatatan.

Penerapan teknologi seperti barcode atau RFID dapat memberi kemudahan dan automasi lebih lanjut untuk proses stock opname yang lebih efisien. Teknologi ini memungkinkan pendataan aset lebih cepat dan akurat, sehingga menghemat waktu dan tenaga secara signifikan.

Beberapa hal untuk dipertimbangkan:

• Pastikan pencahayaan di gudang memadai untuk memudahkan proses identifikasi barang
• Gunakan rak dan palet yang kokoh untuk penyimpanan barang yang rapi dan aman.
• Terapkan sistem FIFO (First In, First Out) untuk memastikan perputaran stok yang optimal
• Lakukan pemeriksaan berkala terhadap kondisi barang untuk mendeteksi kerusakan atau kedaluwarsa

Dengan penataan gudang yang sistematis dan pemanfaatan teknologi, Anda dapat mempercepat proses stock opname, meningkatkan akurasi data, dan meminimalisir risiko kesalahan.

Baca juga: Digitalisasi Inventory Management - Manfaat untuk Bisnis & Implementasinya

Lakukan stock opname secara simultan di semua zona yang sudah dibagi sebelumnya untuk menghindari duplikasi dan kesalahan data. Pendekatan ini memastikan penghitungan stok yang komprehensif dan akurat dalam waktu yang lebih singkat.

Beragam metode penilaian persediaan bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan, dan masing-masing punya kelebihan dan kekurangan. Pilihlah metode yang sesuai dengan jenis barang dan tingkat akurasi yang Anda butuhkan. Pertimbangkan faktor seperti nilai barang, tingkat perputaran, dan tingkat risiko kehilangan saat memilih metode yang tepat.

Langkah berikutnya adalah memverifikasi hasil penghitungan. Lakukan pengecekan ulang secara menyeluruh untuk memastikan keakuratan data. Hal ini dapat dilakukan dengan cara membandingkan hasil penghitungan manual dengan data sistem, melakukan cross-checking antar zona, dan melakukan rekonsiliasi dengan data pembelian dan penjualan.

Langkah selanjutnya adalah merekap data dengan membandingkan hasil stock opname dengan data stok di sistem. Temukan perbedaan data barang dan lakukan pengecekan menyeluruh untuk mengetahui penyebabnya, jika perbedaan ada. Hal ini dapat membantu Anda mengidentifikasi inefisiensi dalam proses pengelolaan persediaan, seperti kehilangan barang, kerusakan, atau kesalahan pencatatan.

Manfaatkan data stock opname untuk melakukan analisis mendalam. Identifikasi tren, pola, dan potensi masalah dalam pengelolaan persediaan. Analisis ini dapat membantu Anda memahami pergerakan stok, pola pembelian, dan kebutuhan stok di kemudian hari.

Gunakan hasil analisis data stock opname sebagai landasan untuk menyusun strategi perbaikan. Lakukan penyesuaian pada sistem persediaan, proses pemesanan, atau kebijakan lainnya untuk meningkatkan efisiensi dan meminimalisir risiko di masa depan.

Baca juga: Keunggulan Galaxy Tab Active5 untuk Digitalisasi Bisnis Logistik

Melakukan monitoring secara berkala sangat penting untuk memastikan akurasi data stok barang. Pendekatan ini membantu Anda mengidentifikasi perbedaan data stok dan melakukan koreksi sebelum data yang salah berakibat fatal pada bisnis Anda.

Selalu identifikasi area yang perlu diperbaiki, seperti proses pendataan, sistem klasifikasi barang, atau penggunaan teknologi. Gunakan temuan ini untuk menyusun strategi peningkatan untuk optimalisasi proses stock opname di masa depan.

Terakhir, jangan pernah berhenti berinovasi dan melakukan peningkatan pada proses stock opname Anda. Terapkan teknologi baru, seperti sistem inventory digital berbasis barcode, NFC, hingga RFID yang lebih canggih dari Samsung Knox Suite dengan Knox Capture yang mendukung digitalisasi pencatatan aset dan inventaris dalam aktivitas stock opname.

Untuk mempermudah pencatatan stok, pemanfaatan teknologi sudah dilakukan banyak perusahaan logistik, salah satu caranya adalah dengan menggunakan barcode atau sistem manajemen persediaan yang terintegrasi. Hal ini dapat mempermudah proses penghitungan stok barang dan mengurangi kesalahan manusia dalam pencatatan.

Optimasi yang lebih lanjut juga bisa Anda lakukan dengan melakukan integrasi vertikal untuk mengurangi kontrol pihak ketiga akan bahan baku sampai distribusi. Jangan lupa diimbangi dengan pengorganisasian tim yang terlatih serta analisis data yang teliti.

Solusi seperti Knox Manage dari Samsung Knox Suite memungkinkan IT admin untuk mengontrol aplikasi yang dijalankan pada perangkat staf gudang, memastikan bahwa hanya aplikasi yang diperlukan untuk stock opname yang diizinkan. Hal ini meningkatkan efisiensi dan keamanan proses.

Stock opname memiliki manfaat yang signifikan bagi bisnis, SDM yang terlatih dan implementasi sistem digital adalah kunci untuk memastikan kesuksesan setiap tahap stock opname dari awal hingga akhir.

Samsung Business Indonesia siap menjadi rekan Anda dalam mewujudkan digitalisasi bisnis dengan rangkaian produk Galaxy Rugged Series, Enterprise Edition, hingga solusi software Knox Suite untuk manajemen perangkat terintegrasi.

Lakukan konsultasi sekarang juga untuk mendapatkan penawaran menarik untuk pengadaan jumlah besar, hubungi tim Samsung melalui formulir di bagian bawah halaman atau detail kontak berikut ini:

Email: b2b.id@samsung.com

Telepon: 021 2958 8000