Dalam dunia Business-to-Business (B2B), kepercayaan dan efisiensi adalah faktor kunci. Ketika perusahaan logistik Anda melakukan kerja sama dengan klien, penting untuk memastikan pengiriman produk dan layanan berjalan lancar dan terdokumentasi dengan baik melalui dokumen Proof of Delivery.

Proof of Delivery (PoD) adalah dokumen resmi yang mencatat bahwa produk atau layanan telah diterima oleh pelanggan secara lengkap dan sesuai pesanan.

Artikel Samsung Business Insights kali ini akan membahas pentingnya PoD untuk efisiensi transaksi dengan klien bisnis Anda, berikut dengan cara optimasinya melalui produk dan solusi Samsung menuju digitalisasi bisnis di era Industri 4.0.

Semua transaksi bisnis, baik produk maupun jasa, membutuhkan bukti pengiriman atau proof of delivery. PoD berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang mencatat bahwa produk dan layanan telah diterima oleh pelanggan secara lengkap dan sesuai pesanan.

Manfaat PoD untuk pihak bisnis dan klien antara lain:

Untuk Bisnis:

• Meminimalisir risiko penipuan dan sengketa pengiriman
• Meningkatkan akurasi catatan inventaris dan keuangan
• Memastikan kepuasan pelanggan
• Membangun kepercayaan jangka panjang

Untuk Klien:

• Mendapatkan konfirmasi penerimaan barang
• Mengurangi risiko klaim barang hilang atau tertukar
• Mempermudah proses garansi dan purna jual

Baca juga: Pemanfaatan Teknologi Wireless untuk Efisiensi Supply Chain

PoD dapat berbentuk dokumen fisik maupun elektronik, tergantung pada kesepakatan antara bisnis Anda dan klien. Beberapa jenis PoD yang umum digunakan antara lain:

• Delivery Receipt: Formulir yang ditandatangani oleh penerima barang pada saat pengiriman.
• Bill of Lading (BoL): Dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan transportasi, mencatat detail pengiriman barang.
• Electronic Proof of Delivery (ePoD): Bukti pengiriman elektronik yang menggunakan tanda tangan digital atau konfirmasi via aplikasi/website.

Untuk memastikan efektivitas Proof of Delivery dalam tiap transaksi, Anda dapat melakukan optimasi seperti standarisasi format PoD yang konsisten, baik cetak maupun elektronik, yang mencantumkan detail pengiriman secara lengkap (jenis barang, kuantitas, nomor seri, kondisi barang, dsb.).

Selain itu, penggunaan teknologi seperti sistem ePoD (electronic Proof of Delivery) yang paperless dengan dukungan tanda tangan digital dapat Anda dapatkan di perangkat Galaxy Rugged Series, khususnya Tab Active5 dengan S Pen yang tertanam. Integrasikan lebih lanjut dengan sistem inventory management dan MDM dari Knox Suite untuk meningkatkan akurasi pelacakan kiriman barang.

Imbangi langkah-langkah tadi dengan pelatihan staf logistik untuk memahami pentingnya PoD elektronik, serta prosedur penandatanganan dan penggunaan format file yang tepat, seperti PDF. Tak lupa, amankan akses file PoD yang sifatnya sensitif dengan perlindungan enkripsi Knox.

Laporan logistik 2023 oleh Bank Dunia mengungkap bahwa biaya logistik yang tinggi menjadi salah satu tantangan utama dalam perdagangan global¹. Penerapan sistem PoD yang efektif dapat membantu bisnis Anda untuk:

• Mengurangi Biaya: Dengan dokumentasi yang jelas, proses klaim dan investigasi terkait pengiriman menjadi lebih efisien, sehingga menghemat biaya.
• Meningkatkan Efisiensi: PoD elektronik mempercepat proses pencatatan dan pelacakan pengiriman, sehingga mengoptimalkan alur kerja.
• Memperkuat Hubungan Pelanggan: Komunikasi yang transparan dan dokumentasi yang baik membangun kepercayaan dan kepuasan klien.

Bukti Pengiriman (PoD) merupakan elemen penting dalam transaksi bisnis. Dengan menggunakan sistem PoD yang efektif, Anda dapat memastikan kelancaran pengiriman produk dan layanan, membangun kepercayaan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Seri Galaxy Rugged seperti XCover7 dan Tab Active5 adalah perangkat unggulan untuk mengubah sistem logistik Anda dari konvensional menjadi digital, tidak terkecuali untuk meningkatkan efisiensi Proof of Delivery. Dengan ketangguhan dan standarisasi MIL-STD-810H, Anda tak perlu khawatir dengan ketahanannya di medan pengiriman yang ekstrem sekalipun.

Samsung memiliki tim ahli yang siap membantu Anda menganalisa kebutuhan digitalisasi logistik dan memberikan solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas bisnis Anda. Hubungi kami melalui formulir di bagian bawah halaman atau detail kontak berikut ini:

Email: b2b.id@samsung.com

Telepon: (021) 2958 8000