Préparez et imprimez des documents professionnels pour les réunions

03/09/2013

Le fait de prendre la parole lors d'une réunion ou d'une conférence peut être un atout considérable pour votre entreprise, et la distribution de documents de haute qualité peut aider les participants à se rappeler d’elle longtemps après la fin de l'événement. Mais ne bâclez pas les documents que vous laisserez avant de partir. Une bonne préparation et une impression de qualité permettront à vos documents de se distinguer des autres.

Même si vous inspirez votre audience avec une présentation dynamique, le meilleur moyen de laisser une impression durable est de faire en sorte qu’elle reparte avec des documents attrayants qui développent les points que vous avez abordés.

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De la mise en page au formatage, en passant par les dernières touches comme le choix du papier et l’impression, vous avez plusieurs choix à faire pour que votre document se distingue des autres :

Préparez et imprimez des documents professionnels pour les réunions

• Au lieu de vous contenter d’imprimer les diapos de votre présentation, créez une version dédiée du document. Cela vous permettra non seulement d’inclure davantage d’informations que dans les listes à puces typiques d’une présentation, mais vos auditeurs pourront aussi suivre plus clairement même si vous n’êtes pas devant eux pour expliquer les détails.

• Veillez à ce que vos documents reflètent vos standards professionnels et à ce qu’ils n’aient pas l’air maculés, flous ou d'une qualité déplorable. Une imprimante à haute résolution conçue pour fournir un texte net comme la M2825ND de Samsung peut faire la différence entre un document sophistiqué qu’on garde en mémoire et un document bâclé que personne n'emporte.

• Incluez des références pour que les participants sachent où vous avez trouvé vos informations et où ils peuvent commencer à faire des recherches s’ils sont intéressés. Les noms des livres, des sites web et des blogs doivent tous être indiqués. Vous pouvez les regrouper dans un indice à la fin du document pour qu’il soit plus commode de les consulter et pour qu’ils ne gâchent pas l’apparence du reste du texte.

• Lorsque vous avez terminé les premières pages, faites un test d’impression pour voir quel aspect a votre présentation sur une page imprimée. Une police ou un graphique qui apparaissent parfaitement lisibles à l’écran peuvent être trop petit lorsqu'ils sont imprimés. Il est préférable de s’en apercevoir au moment où vous rédigez le document, plutôt que d’avoir à reformater le document entier.

• Choisissez le bon type de papier. Le papier ordinaire que vous utilisez au bureau pour les e-mails et les mémos ne fera pas une grosse impression sur votre audience. Optez pour un papier épais (la M2825ND peut utiliser du papier pesant jusqu’à 220 g/m2).

• Faites la mise en page en laissant suffisamment de place pour que les participants puissent prendre des notes ou rédiger des questions pendant votre présentation.

• Imprimez votre document recto-verso. L’impression Duplex dont est dotée la M2825ND vous permettra de faire des économies tout en protégeant l'environnement puisque vous réduirez de moitié la quantité de papier utilisée. Cela vous permettra également d'avoir une brochure plus mince... bien utile pour que les participants puissent la glisser dans leur attaché-case ou (encore mieux) la mettre dans un classeur à fins de référence ultérieure.

• Imprimez plus de documents que vous pensez avoir besoin ; de cette manière, vous pourrez en remettre aux participants qui souhaitent en emporter quelques uns pour les donner à leurs collègues qui ne pouvaient pas être présents. Une imprimante à sortie rapide (comme la M2825ND, qui imprime 28 pages par minute) s’en chargera en un rien de temps.

• Relisez, relisez, relisez ! Une petite gaffe verbale ou une coquille dans une diapo peut passer inaperçue (ou tout au moins elle est vite oubliée) mais une erreur dans un document imprimé restera en mémoire longtemps après l’événement.

Préparez et imprimez des documents professionnels pour les réunions

En veillant à la préparation et en utilisant la bonne imprimante, vous pouvez aisément produire des documents de haute qualité et efficaces pour les réunions, tout en laissant à votre audience une preuve tangible de votre professionnalisme, ainsi qu’une impression favorable et durable de votre entreprise.

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