Menilik perubahan media dari waktu ke waktu, sistem paperless atau tanpa kertas menjadi media yang efisien untuk menyimpan data penting hingga bertransaksi. Menggunakan sistem paperless, tak hanya mempermudah proses dan menghindari data yang mudah hilang, nyatanya juga dapat meringkas waktu.

Sebelumnya, pastikan perusahaan Anda sudah menyiapkan keamanan data menuju implementasi paperless office.

Paperless adalah istilah yang semakin populer seiring dengan perkembangan teknologi yang memberikan dampak positif di berbagai bidang, termasuk bisnis. Sistem paperless menggantikan penggunaan kertas dengan metode digital dalam pembuatan dan pengelolaan dokumen.

Peralihan ini tidak hanya berdampak positif pada efisiensi bisnis, tetapi juga membantu mengurangi dampak buruk terhadap lingkungan akibat penggunaan kertas.

Bagi karyawan, tumpukan kertas yang terus bertambah sering kali menyebabkan kewalahan, Proses pencarian informasi juga menjadi tidak efisien, butuh waktu lama untuk menemukan dokumen. Selain itu, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik juga sangat tinggi, terutama jika tidak disimpan dengan baik. Hal ini dapat menghambat produktivitas kerja dan menimbulkan stres pada karyawan.

Dengan sistem paperless, beberapa keuntungannya untuk bisnis Anda antara lain:

Data paperless mudah disimpan dalam bentuk file yang bisa diakses di perangkat elektronik sehingga paperless menjadikan solusi efisien dalam mengirim atau menyimpan dokumen penting.

Sistem paperless juga memungkinkan dokumen untuk ditandatangani dari mana saja, kapan saja. Hal ini sangat bermanfaat, terutama ketika beberapa pihak perlu menandatangani dokumen yang sama.

Dengan teknologi ini, jarak bukan lagi menjadi penghalang, dan transaksi bisnis dapat diselesaikan tanpa perlu pertemuan fisik, yang tidak hanya menghemat waktu tetapi juga biaya perjalanan.

Samsung mendukung penandatanganan dokumen penting menggunakan perangkat seperti Galaxy Tab Series & Galaxy X Cover7 untuk hal ini.

Keamanan menjadi salah satu keuntungan sistem paperless. Dengan sistem administrasi paperless, proses bisnis Anda akan terhindar dari kerusakan atau kehilangan file berharga.

Dengan mengimplementasikan Knox Platform untuk melindungi perangkat kerja serta data dengan keamanan di tingkat hardware dan Knox Manage untuk mengelola perangkat bisnis.

Dokumen yang terus-menerus dicetak akan memakan tempat, sehingga paperless menjadi solusi hemat tempat serta efisiensi waktu untuk merapikan dokumen yang tercecer.

Samsung memiliki sistem yang mendukung proses paperless jadi lebih mudah dan ringkas di perangkat Galaxy Tab Active5, Galaxy Tab A & S Series, dan Galaxy X Cover7.

Sistem Inventory: Ketahui Definisi, Jenis, dan Sinerginya dengan ERP

Dengan menggantikan proses hardcopy sebelumnya, kantor tanpa kertas mengurangi biaya transaksi dengan menghilangkan kebutuhan akan pencetakan, pemindaian, dan pengiriman dokumen.

Penggunaan kertas di perusahaan ternyata memiliki biaya yang jauh lebih besar dari yang diperkirakan. Riset dari Gartner menunjukkan hingga 3% dari total pendapatan perusahaan bisa habis hanya untuk kertas, seperti faktur, kertas fotokopi, serta surat dan amplop.

Selain biaya pembelian kertas yang langsung terlihat, ada biaya tersembunyi lainnya yang cukup signifikan. Dari statistik PriceWaterhouseCoopers, karyawan rata-rata menghabiskan 8 jam/minggu hanya untuk mengelola dokumen kertas. Lebih mengejutkan lagi, biaya untuk menemukan satu dokumen yang hilang bisa mencapai Rp1,88 juta, dan sebuah perusahaan menengah bisa kehilangan hingga 750 dokumen/tahun.

Hilangnya produktivitas akibat dokumen yang hilang ini bisa merugikan perusahaan hingga Rp1,41 miliar/tahun. Belum lagi biaya sewa ruang kantor untuk menampung lemari arsip. Misalnya, 250 lemari arsip saja bisa memakan ruang hingga 232,26 m² dan menghabiskan biaya sekitar Rp2,1 miliar/tahun.

Penghapusan kebutuhan akan dokumentasi fisik berarti organisasi dapat menghemat biaya besar saat menjalankan bisnis. Proses yang dulunya memakan waktu dan biaya kini dapat dilakukan dengan lebih cepat dan murah melalui media digital.

Dengan sistem paperless dukungan dari Samsung Knox Platform dan Knox Manage, dokumen dapat ditandatangani dari mana saja, sehingga Anda tak perlu menghabiskan waktu banyak terutama saat beberapa pihak harus menandatangani dokumen yang sama.

Jadwalkan konsultasi untuk mulai beralih ke sistem paperless

Mengadopsi sistem paperless perlu peralihan secara bertahap. Menggunakan solusi dari Samsung dengan perangkat pendukung seperti Galaxy Tab Active5, Galaxy Tab A & S Series, dan Galaxy XCover7 Anda bisa lakukan beberapa hal ini:

Langkah pertama dalam beralih ke sistem paperless adalah mengidentifikasi proses bisnis yang masih mengandalkan kertas dan berpotensi untuk didigitalisasi. Fokuslah pada area seperti manajemen dokumen, pengarsipan, dan proses persetujuan dokumen yang memerlukan tanda tangan.

Dengan Samsung Galaxy Tab Active 5 atau Galaxy Tab A & S Series, Anda dapat dengan mudah mengakses dan mengelola dokumen digital dari mana saja. Dilengkapi dengan S Pen bersertifikasi IP68 yang tahan air dan debu, Anda dapat menulis dan menandatangani dokumen digital dalam berbagai kondisi.

Ujung S Pen yang dirancang khusus memberikan pengalaman menulis yang mulus dan presisi. Mencatat atau membuat sketsa pada Samsung Notes, tanda tangan pada dokumen digital, dan membuat anotasi pada dokumen PDF di tablet ini terasa sangat natural dan akurat—hampir seperti menggunakan pena di atas kertas.

S Pen menjadi alat yang sangat berguna untuk berbagai keperluan, mulai dari mencatat ide hingga meninjau dokumen kerja. Tulisan tangan Anda bahkan dapat dikonversi secara instan menjadi teks yang dapat diedit, disalin, atau diubah ke dalam dokumen Microsoft Word.

Dengan menggabungkan fleksibilitas tablet dan keunggulan S Pen, Anda dapat dengan mudah beralih ke sistem paperless dan meningkatkan produktivitas tim Anda.

Optimasi Proof of Delivery: Maksimalkan Kelancaran Transaksi dengan Klien

Salah satu hambatan terbesar dalam peralihan ke sistem paperless adalah kebutuhan akan tanda tangan fisik. Dengan perangkat Samsung Galaxy Tab S Series, Anda dapat menggunakan aplikasi tanda tangan elektronik untuk menandatangani dokumen secara digital.

Proses ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga memungkinkan tanda tangan dilakukan dari mana saja, tanpa perlu mencetak atau mengirim dokumen secara fisik.

Beralih ke sistem digital untuk proses bisnis yang lebih proses dan ringkas dengan dukungan Samsung dan perangkatnya sekarang. Hubungi Samsung Business Indonesia untuk penawaran harga istimewa untuk pengadaan perusahaan dan pembelian volume besar.

E-mail: b2b.id@samsung.com

Telepon: (021) 2958 8000