De afgelopen maanden zijn we noodgedwongen overgestapt op nieuwe manieren van samenwerken en feedback geven. In dit artikel zoeken we uit:

• welke invloed remote work heeft op de betrokkenheid van medewerkers
• welke middelen bedrijven hebben om de motivatie hoog te houden

Op die manier zorg je ervoor dat je mensen de motor van je bedrijf blijven. Ook al zijn de omstandigheden niet altijd makkelijk.

Medewerkers die regelmatig op afstand werken, zijn gemiddeld meer betrokken dan wie altijd naar kantoor pendelt. Dat maken cijfers uit The Global Study of Engagement van The ADP Research Institute duidelijk.

Maar de laatste maanden waren uitzonderlijk. Meer mensen werkten op afstand, en meestal niet uit vrije wil. Dat veroorzaakte stress en onzekerheid. Bovendien was het voor leidinggevenden en collega’s moeilijker om de noodzakelijke voorwaarden voor betrokkenheid in te vullen:

1. Teamwerk – Medewerkers zijn extra gemotiveerc als ze deel uitmaken van een team en door collega’s worden gesteund.
2. Coaching – Mensen groeien als ze duidelijke richtlijnen krijgen en voldoende autonomie hebben over hun takenpakket.
3. Erkenning – Krijgen je medewerkers regelmatig een schouderklopje en erken je de waarde van hun werk? Dan blijven ze zich met plezier inzetten voor het bedrijf.

De uitdaging is nu om deze voorwaarden over te brengen naar de remote context.

Nu je medewerkers niet meer samen op kantoor zitten, is er minder kans op informele contacten. Jammer, want juist die zijn zo belangrijk voor een gemotiveerd team:

• Een praatje maken tijdens de koffiepauze of de lunch versterkt de groepsdynamiek en het vertrouwen in elkaar op langer termijn.
• Een leidinggevende die even langs loopt bij het team kan even polsen wat er speelt. Medewerkers voelen zich dan gesteund en zullen bij problemen sneller aankloppen.

Bedrijven hebben in een remote context ook vaak last van versnipperde informatie. Begrijpelijk, want elk team heeft een eigen werkwijze en eigen kanalen. Alleen is het daardoor niet altijd duidelijk waar welke informatie precies staat. En die onduidelijkheid leidt tot frustraties.

Je staat dus voor de uitdaging om je formele én informele communicatie opnieuw uit te vinden en om alle informatie helder te structureren. Daarvoor kijken we richting technologie.

Digitale kanalen hebben alles om de kernfuncties van het kantoor over te nemen:

• Organiseer vergaderingen, brainstormsessies en webinars.
• Motiveer je medewerkers om informele momenten in te lassen. Met virtuele borrel-momenten of instant messages, om even spontaan ‘binnen te springen’ bij je teamleden. Zo’n persoonlijk praatje doet wonderen.
• Verspreid cruciale informatie op verschillende kanalen. Zorg dat medewerkers weten wat voor hen bedoeld is en wat niet. En herhaal, indien nodig. Zo voelt niemand zich uitgesloten en voorkom je misverstanden.

Om goed te communiceren, heb je natuurlijk de juiste technologie nodig. Denk aan:

• snelle smartphones en tablets om snel van chat naar vergadering te schakelen
• voldoende opslag om filmpjes met collega’s te delen
• een extra grote monitor om tijdens een vergadering iedereen goed in beeld te hebben

Met die technologie in handen hebben je medewerkers nóg meer zin om hun schouders eronder te zetten.

Werken op afstand brengt flinke uitdagingen met zich mee. Maar door de combinatie van de juiste technologie met aangepast management, strategie en communicatie gaan je mensen elke werkdag gemotiveerd van start. Resultaat: een bedrijf dat productiever is dan nooit tevoren.

Klaar om aan de slag te gaan? Onze expert staat je bij met raad en daad.