De illusie van het paperless office en tips voor uw less paper-kmo

Door Samsung België 30.12.2016

paperless office is een illusie

Een fata morgana is het, dat paperless office. Zelfs alle tips uit dit artikel samen – hoe nuttig ook – slagen er niet in om papier volledig en voorgoed uit uw kmo te verbannen. U streeft dan ook beter naar een less paper office, waarin u bespaart op papier en wint aan productiviteit.

Ken de hindernissen van het paperless office

Realistische doelstellingen zijn cruciaal uw kantoor om te bouwen tot een ‘ less paper office ’ . Want hoe ambitieus u ook bent, uw kmo of grote onderneming is geen eiland . De maatschappij is nu eenmaal dol op papier en u moet tegemoetkomen aan de noden van klanten, partners en leveranciers.

Niet iedereen weet zich bijvoorbeeld raad met digitale facturen . En mensen sensibiliseren om hun gewoontes bij te sturen, is aartsmoeilijk.

Klim dus naar bereikbare hoogtes.

bijvoorbeeld: uw interne printkosten verlagen

En verleg dan pas uw grenzen.

bijvoorbeeld: uw leveranciers begeleiden van papier naar digitaal

Geen genade voor uw papier op kantoor

Soms kunnen we een document best missen, maar archiveren we het toch maar . Want “ je weet maar nooit ” . Toch is de kans dat we dat document ooit nog gaan opvissen miniem.

Volg dus deze tip voor uw less paper office : hou grote schoonmaak en toon geen genade.

• Stoffig dossier niet meer nodig? Weg ermee.
• Nota ’ s die u wilt bewaren? Scan ze in en recycleer het papier.
• Bewijsstukken die u wettelijk op papier moet bijhouden?
Laat ze professioneel archiveren en digitaliseren.

Printkosten verlagen en laag houden in uw kmo

Opgeruimd, dus klaar? Neen, eigenlijk begint uw uitdaging pas. U moet er nu voor zorgen dat uw medewerkers minder papier verspillen. En waakzaam blijven tot er zich een duidelijke cultuurverandering aftekent. Want een paperless office vraagt een constante inspanning.

Zo verlaagt u uw printkosten op kantoor:

• Leer uw mensen om zo efficiënt mogelijk af te drukken – als het nodig is. Moedig dubbelzijdig printen aan en toon hoe ze de Eco Mode inschakelen op hun Samsung-printer.
• Registreer met Internet of Things-technologie hoeveel pagina ’ s uw medewerkers printen en mail het rapport geregeld rond. Confronterend, maar doeltreffend.
• Moedig uw medewerkers aan om digitale facturen digitaal te verwerken en te bewaren.
• Maak afdrukken minder vanzelfsprekend . Dus: geen printer op de hoek van elk bureau, maar een grotere machine op een centrale plaats. Een echte cost-cutting machine .

Stroomlijn de bedrijfsprocessen van uw paperless office

Schrap de component ‘ papier ’ uit uw informatiestromen op kantoor:

• Sla documenten automatisch op als bewerkbare pdf ’ s en deel ze online.
• Elimineer de noodzaak van fysieke handtekeningen op formele documenten. Maak elektronische handtekeningen mogelijk.
• Trek uw faxmachine uit het stopcontact en vervang papieren door pdf- invulformulieren .

Minder paper, meer digitalisering.
Die formule vat alles samen.

Met technologie van papier naar digitaal

Er zijn nog meer technologieën die de fundamenten van uw paperless of less paper office verstevigen. Enkele tips:

• Geef uw medewerkers compacte scanners om notities en papieren rapporten meteen te digitaliseren.
• Of maak ze vertrouwd met smartphone-apps die documenten scannen via de ingebouwde camera.
• Stel OCR-software beschikbaar die digitale afbeeldingen en pdf ’ s converteert naar bewerkbare documenten. OCR staat voor optical character recognition .
• Laat uw medewerkers werken met twee of meer computerschermen . Zo zijn ze productiever en … minder geneigd om een document naar de printer te sturen.
• Toon hen hoe ze een tablet professioneel gebruiken om notities, schetsen en aantekeningen te maken.

Druk deze paperless office -tip niet af!

Minder paper, meer digitalisering. Die formule vat alles samen. Gebruik ze als toetssteen voor al uw paperless office -ideeën.

Een kleine oefening om af te sluiten? Zou u dit artikel afdrukken en bij al uw medewerkers op bureau leggen? Spaar uzelf de moeite en het papier: schiet een pdf-versie in de cloud.

INTERESSANT VOOR U

tools voor uw less paper office

Onmisbare tools voor uw less paper office

Extra monitor brengt extra productiviteit

Extra monitor verhoogt uw productiviteit

e-mail of instant messaging voor teamcommunicatie

Delete e-mail! 5 instant messaging-oplossingen voor betere teamcommunicatie