نکته‌هایی برای مدیریت ایمیل موبایل به کمک Microsoft Outlook

اپلیکیشن موبایل Microsoft Outlook مفیدترین مشخصات برجسته ایمیل Outlook - که احتمالاً همین حالا هم روی کامپیوتر خود از آن استفاده می‌کنید- را در اختیار شما می‌گذارد. اپلیکیشن Outlook که از همان ابتدا روی آخرین گوشی‌های هوشمند سامسونگ مثل Galaxy S21 جدید، S21+و  S21 Ultra  نصب شده است به ایمیل، تقویم و فایل‌ها در یک جا دسترسی می‌دهد و به‌این‌ترتیب به شما در سازمان‌دهی کارها کمک می‌کند. آخرین به‌روز‌رسانی‌ها برگزاری جلسات مجازی را چه از تیمز استفاده کنید و چه از زوم، BlueJeans یا WebMax آسان‌تر می‌کنند. برای استفاده از مزایای Outlook روی گوشی گلکسی خود آماده هستید؟ در این‌جا نکته‌هایی را با شما از نحوه استفاده از  صندوق ورودی (Focused Inbox)  تا چگونگی مدیریت تقویم و موارد دیگر در میان می‌گذاریم تا بتوانید استفاده از این اپلیکیشن را شروع کنید.

درست‌کردن ایمیل‌ در Outlook

 

درست کردن ایمیل‌ در Outlook روی گوشی Galaxy بسیار آسان است:

1.  اپلیکیشن موبایل Outlook را که از قبل بارگذاری شده، باز کنید. وقتی صفحه خوش‌آمدگویی بالا آمد، روی دکمه آبی شروع کنید ( Get Started) ضربه بزنید و شروع کنید. اگر از قبل حساب کاربری ثبت‌شده‌ای داشته باشید، Outlook پیشنهاد می‌دهد که آن را

برای شما اضافه کند. درغیراین‌صورت، فقط لازم است یک نشانی پست الکترونیک را برایشروع وارد کنید.

2.   وقتی آماده بودید، روی اضافه کردن حساب‌کاربری (Add Account) در گوشه پایین سمت راست ضربه بزنید. می‎‌توانید از آن‌جا

هر حساب پست الکترونیکی با هر سرویس خدمات‌رسانی مثل Outlook، Live، MSN، Hotmail، Gmail، مایکروسافت یا یاهو را

راه بیاندازید. دکمه دیگری هم به رنگ طوسی هست که می‌توانید از طریق حساب‌کاربری گوگل، اضافه کنید. نشانی پست الکترونیکی را تایپ کنید و روی ادامه (Continue) در قسمت پایین سمت راست ضربه بزنید.

3.   حالا رمز عبور حساب را وارد کنید و روی ورود (Sign in) ضربه بزنید. بعد Outlook پیام کوتاهی را مبنی بر احراز هویت حساب شما نشان می‌دهد. وقتی این کار هم انجام شد، همه‌چیز برای شروع مهیا است.

4.   اگر می‌خواهید حساب دیگری را هم اضافه کنید، روی ادامه (Continue) در قسمت پایین سمت راست ضربه بزنید و قدم‌های بالا را تکرار کنید. درغیراین‌صورت، روی علامت سفید در قسمت پایین سمت راست ضربه بزنید تا ادامه دهید. وقتی همه این کارها انجام شد مجموعه‌ای از صفحات خوش‌آمدگویی را می‌بینید که صندوق ورودی ، تقویم و جستجو را به شما معرفی می‌کنند- که در این مقاله به همه آنها می‌پردازیم. وقتی همه این صفحه‌های خوش‌آمدگویی را دیدید، روی علامت سفید قسمت پایین سمت راست ضربه بزنید و ادامه دهید.

مدیریت صندوق ورودی متمرکز

 

 صندوق ورودی متمرکز هوشمندانه پست‌های الکترونیکی شما را پیشاپیش دسته‌بندی می‌کند و مهترین‌ها پیام‌ها را در قسمت متمرکز و باقی را در قسمت سایرین (Other) قرار می‌دهد. مثلاً وقتی درخواستی برای یک جلسه مهم می‌آید، می‌توانید بلافاصله پاسخ دهید تا این که آن پیام را در سیلی از پیام‌ها گم کنید. برای درست‌کردن یک صندوق ورودی که همه چیزهایی که لازم دارید و همه آن‌چه لازم ندارید را برای شما مشخص کند، سیستم، پیام‌ها و مخاطبینی که با آن‌ها در تماس هستید را تجزیه و تحلیل می‌کند. هرچه از صندوق ورودی متمرکز بیشتر استفاده کنید، بهتر می‌شود. می‌توانید از صندوق ورودی متمرکز روی همه حساب‌های پست الکترونیکی خود، هم حساب‌های شخصی و هم کاری، استفاده کنید. برای پیدا کردن پست الکترونیکی که در صندوق ورودی نیامده، روی سایرین (Other) ضربه بزنید تا فهرست کامل نشان داده شود. همچنین به آسانی می‌توانید دسته‌بندی متمرکز و سایرین را تغییر دهید. فقط کافی‌ست یک پست الکترونیک را باز کنید و از منوی باز شونده، جابجایی به متمرکز (Move to Focused) یا (Non-Focused) را انتخاب کنید. گاهی صندوق ورودی متمرکز به شما اعلام می‌کند که پیام‌های یک فرستنده خاص را در بخش سایرین گذاشته است. وقتی چنین اتفاقی می‌افتد، می‌بینید که این اعلامیه در یک نوار باریک طوسی درست زیر منوی صندوق ورودی متمرکز، کاملاً مثل چیزی که روی کامپیوتر خود می‌بینید، ظاهر می‌شود. بعد می‌توانید به سرعت به پیامی که در قسمت سایرین قرار گرفته نگاهی بیاندازید. افراد زیادی معتقدند که صندوق ورودی کمک می‌کند حواس آن‌ها به مهم‌ترین پیام‌ها باشد؛ مخصوصاً این‌که در طول زمان سیستم ترجیحات افراد را می‌فهمد. البته اگر بخواهید می‌توانید صندوق ورودی متمرکز را غیرفعال کنید:

1.                  از روی صفحه اصلی Outlook روی علامت منو در قسمت بالای سمت چپ ضربه بزنید.

2.                  روی علامت چرخ‌دنده که در پایین‌ترین قسمت صفحه دیده می‌شود ضربه بزنید تا منوی تنظیمات (Settings Menu) باز شود.

3.                  پایین به بخش پست الکترونیک (Mail) در تنظیمات بروید و بر حسب میل‌تان، صندوق ورودی متمرکز را خاموش یا روشن کنید.

فیلتر کردن و مرتب‌سازی پست‌های الکترونیک

 
 شما می‌توانید پیام‌ها را از صندوق متمرکز یا سایرین فیلتر کنید. برای این کار، روی فیلتر (Filter) در سمت راست صفحه ضربه بزنید و تنها دیدن پیام‌هایی که خوانده نشده‌اند یا پرچم‌دارند یا دارای پیوست هستند را انتخاب کنید. بعد از انجام این کار، روی X در سمت راست اسم فیلتر ضربه بزنید و بعد یک بار دیگر کل صندوق ورودی خود را می‌بینید. Outlook به صورت پیش‌فرض همه مکالمه‌های ایمیلی را مرتب‌سازی می‌کند. اما ممکن است بعضی افراد بخواهند پیام‌ها را جدا جدا ببینند. برای چنین تنظیمی، به قسمت تنظیمات بروید، به بخش انتخاب پست الکترونیک بروید و «مرتب‌سازی پست الکترونیک» (Organize mail by thread) را غیرفعال کنید.

اضافه‌کردن امضا به پست الکترونیک

 
 برای اضافه‌کردن امضا به پست‌های الکترونیک در Outlook، روی امضا (Signature) در منوی تنظیمات ضربه بزنید. به این ترتیب ویرایشگر متنی باز می‌شود که می‌توانید با کمک آن امضایی برای هر یک از حساب‌های پست الکترونیک خود تعریف کنید.

گوش دادن به پست‌های الکترونیک

 
 اگر در حرکت هستید و می‌خواهید ایمیل‌ها برای شما خوانده شوند، می‌توانید Cortana را فعال کنید. بعد از فعال‌سازی، Cortana پست‌های الکترونیک شما را در صندوق ورودی متمرکز برای شما می‌خواند و بعد از هر یک پست مکث می‌کند تا برای دستورات صوتی فرصت داشته باشید. می‌توانید بلافاصله برای پیگیری بعدی، آن پست‌های الکترونیکی را پرچم‌دار کنید، پاسخ سریعی را دیکته کنید یا از Cortana بخواهید آن پست الکترونیکی را حذف کند.

از تقویم Outlook خود استفاده کنید

 
 اپلیکیشن Outlook در خود تقویمی دارد که با ضربه روی علامت تقویم در قسمت پایین سمت راست قابل‌دسترسی است. در تقویم، فقط کافی‌ست دراور بالا را پایین بکشید تا تاریخ یا ماه دیگری را ببینید. علامت بالای سمت راست به شما امکان می‌دهد تا برنامه‌های کاری، روز، هر سه روز یا یک ماه را در صفحه ببینید.  برای اضافه‌کردن یک قرار ملاقات یا برنامه، به تاریخ مورد نظر خود بروید و روی علامت اضافه در پایین سمت راست ضربه بزنید. می‌توانید افرادی را به برنامه خود اضافه کنید، زمان و مکان را مشخص کنید و حتی آن را جلسه‌ای تکرار شونده سازید؛ درست مثل نسخه دسکتاپ Outlook. نه تنها می‌توانید تقویم عادی خود را در Outlook ببینید، بلکه می‌توانید تنظیمات تقویم خود را شخصی‌سازی کنید، تاریخ‌های جالب‌توجه را اضافه کنید و حتی اپلیکیشن‌های دیگری مثل Evernote و فیس‌بوک را در آن ادغام کنید.

تقویم و دیگر اعلامیه رویدادها را شخصی‌سازی کنید

 
 اپلیکیشن Outlook گزینه‌های متعددی برای شخصی‌سازی تقویم از چیدمان گرفته تا زمان و چگونگی ظاهر شدن اعلان‌ها فراهم می‌کند. در قسمت تنظیمات به بخش تقویم بروید. از این‌جا، اگر می‌خواهید روز هفته را که شروع تقویم شما را نشان می‌دهد عوض کنید، می‌توانید روی شروع هفته (Week start) ضربه بزنید. همچنین می‌توانید روی اعلامیه‌ها ضربه بزنید تا تنظیمات دقیق مربوط به زمان اعلان‌ها را ببینید. برای مثال، وقتی روی رویدادها ضربه بزنید می‌توانید انتخاب کنید که  30 دقیقه، یک ساعت یا حتی یک هفته پیش از زمان یک قرار پیش‌رو، اعلان مربوط به آن را دریافت کنید. به همین ترتیب می‌توانید روی صدا (Sound)  ضربه بزنید تا وارد یک تنظیمات دسته‌بندی شده برای صداهایی بشوید که می‌خواهید در زمان به وقوع پیوستن رویدادی در تقویم شما شنیده شود. اگر مایل نیستید برای قرارهای پیش‌رو اعلامیه دریافت کنید، فقط کافی است آن را غیرفعال کنید. این امکان هم وجود دارد که در صورت تمایل، دستگاه شما در زمان فرارسیدن موعد یک قرار در حالت ویبره قرار گیرد.

اضافه کردن تاریخ‌های خاص

 
 نه تنها می‌توانید تقویم کاری خود را در یک نگاه در Outlook ببینید، حالا حتی می‌توانید تاریخ‌های خاصی را که کمک می‌کنند تیم ورزشی و برنامه تلویزیونی محبوب خود را دنبال کنید هم اضافه کنید. می‌توانید به تاریخ‌های همه نوع برنامه ورزشی و سرگرمی – از NBA  گرفته تا Comedy Central- روی گوشی مورد استفاده خود دسترسی داشته باشید تا کار و زندگی شخصی خود را مدیریت کنید. می‌توان به این تاریخ‌ها در قسمت تاریخ‌های جالب‌توجه (Interesting Calendars) در منوی تنظیمات دست یافت. محدوده زمانی، کانال تلویزیونی یا لیگ ورزشی و تیم یا برنامه‌ای که می‌خواهید به تقویم اضافه کنید را انتخاب کنید.

اپلیکیشن‌های تقویم را اضافه کنید

 
 تقویم Outlook در عین‌حال به شما اجازه می‌دهد یادآوری‌ها، رویدادها و کارها را از اپلیکیشن‌های مطرح مثل Evernote، فیس‌بوک، Wunderlist و Meetup وارد کنید. در تنظیمات، روی منوی اپلیکیشن‌های تقویم ضربه بزنید.  مثلاً برای اضافه‌کردن یادآوری‌های تقویم از Evernote روی علامت اضافه کردن در سمت راست Evernote ضربه بزنید. از آن‌جا، یک صفحه ورود می‌بینید که می‌توانید اطلاعات ورود به Evernote را وارد کنید و بعد به Outlook اجازه می‌دهید تا به اطلاعات Eevernote شما در یک بازه زمانی مشخص دسترسی پیدا کند.

همه پوشه‌ها را جستجو کنید

 
 برای جستجوی یک پست الکترونیک، مخاطب، رویداد یا فایل فقط کافی‌ست روی علامت ذره‌بین در قسمت پایین وسط صفحه ضربه بزنید. از آن‌جا می‌توانید دنبال هر آن‌چه که لازم دارید، بگردید. بعد از انجام این کار، فقط روی علامت Eevernote در قسمت پایین سمت چپ ضربه بزنید تا به صندوق ورودی خود برگردید.

ویژگی‌های قابل‌استفاده هوش مصنوعی و افزونه‌های Outlook

 
 وقتی با کار با Outlook در گوشی هوشمندتان راحت شوید، متوجه ویژگی‌های هوش مصنوعی آن هم می‌شوید. مثلاً Outlook می‌تواند به‌طور خودکار اطلاعات پرواز را به تقویم شما اضافه کند یا اطلاعات ردگیری یک سفارش را که برای شما ارسال شده بدهد. نگران نشوید، Outlook ایمیل‌های شما را نمی‌خواند. فقط اطلاعات وارد شده به صندوق ورودی شما را می‌گیرد و در داخل اپلیکیشن به شکلی قابل‌استفاده آن‌ها را برای شما مشخص می‌کند. همه این ویژگی‌ها طراحی شده‌اند تا به شما کمک کنند از پست الکترونیکی‌ و ابزارهای تقویم بهتر استفاده کنید و در روزهای شلوغ در زمان صرفه‌جویی کنید و روی اولویت‌های اصلی خود متمرکز بمانید. اگر از ابزارهای همکاری یا بهره‌وری برای اجرای پروژه‌های خود استفاده می‌کنید، از شنیدن این خبر خوشحال می‌شوید که Outlook در بسیاری از این ابزارها هم ادغام می‌شود. برای وصل‌کردن Outlook به Skype، Word، Evernote یا اپلیکیشن دیگری از مایکروسافت، به تنظیمات Outlook و قسمت جستجوی اپلیکیشن‌های مایکروسافت (Explore Microsoft Apps) بروید. اپلیکیشن مورد نظر خود را انتخاب کنید. در آن‌جا به راه‌اندازی آن اپلیکیشن هدایت می‌شوید. بعد از این کار، می‌بینید که اپلیکیشن‌ها روی نسخه دسکتاپ Outlook مایکروسافت هم ظاهر می‌شوند.

Outlook روی سامسونگ DeX

 
 مزیت بزرگ دیگر استفاده از Outlook روی گوشی هوشمند Galaxy این است که کاملاً برای سامسونگ DeX بهینه‌سازی شده است. DeX که روی بیشتر آخرین تبلت‌ها و گوشی‌های Galaxy موجود است به شما امکان می‌دهد تا موبایل خود را با اتصال به یک صفحه نمایش دارای قابلیت Miracast یا HDMI به دسکتاپ بسط دهید و آن را با صفحه کلید و موس هماهنگ کنید. در حالت DeX، می‌توانید به اپلیکیشن Outlook روی صفحه کامل – بدون نیاز به کامپیوتر- دسترسی داشته باشید تا ایمیل‌های خود را ببینید و تقویم‌ را مدیریت کنید. همه ویژگی‌های مورد اشاره بالا با سرعت و سهولت روی یک صفحه بزرگ‌تربا همراه صفحه کلید و موس قابل دسترس هستند. این‌ها تنها تعدادی از روش‌هایی بودند که به کمک آنها می‌توانید بهره‌وری حرفه‌ای بالاتری را با Outlook روی گوشی Galaxy تجربه کنید و در زمان محدودتری کارهای بیشتری را به انجام برسانید. چه به مهم‌ترین پست‌های الکترونیکی نگاه کنید که باید اقدامی برای آن‌ها صورت گیرد و در صندوق ورودی متمرکز شما هستند و چه تاریخ‌های خاص را اضافه کنید که به شما کمک می‌کنند تیم‌های ورزشی محبوب خود را دنبال کنید. اپلیکیشن جدید Outlook به شما کمک می‌کند تا بر همه آن‌چه که برای شما مهم است، درست مثل کار با کامپیوتر محل کار، مسلط بمانید. با وجود این اپلیکیشن قوی، پست الکترونیکی و تقویم حالا در همان گوشی موجود هستند که برای بهره‌وری در کل روز از آن استفاده می‌کنید و به این ترتیب دیگر هیچ حدومرزی برای موفقیت حتی وقتی در حال حرکت و جابجایی هستید نمی‌شناسید.