Een fata morgana is het, dat paperless office. Zelfs alle tips uit dit artikel samen – hoe nuttig ook – slagen er niet in om papier volledig en voorgoed uit uw kmo te verbannen. U streeft dan ook beter naar een less paper office, waarin u bespaart op papier en wint aan productiviteit.

Ken de hindernissen van het paperless office

Realistische doelstellingen zijn cruciaal uw kantoor om te bouwen tot een ‘ less paper office ’ . Want hoe ambitieus u ook bent, uw kmo of grote onderneming is geen eiland . De maatschappij is nu eenmaal dol op papier en u moet tegemoetkomen aan de noden van klanten, partners en leveranciers.

Niet iedereen weet zich bijvoorbeeld raad met digitale facturen . En mensen sensibiliseren om hun gewoontes bij te sturen, is aartsmoeilijk.

Klim dus naar bereikbare hoogtes.

• bijvoorbeeld: uw medewerkers helpen om meer digitaal te werken

En verleg dan pas uw grenzen.

• bijvoorbeeld: uw leveranciers begeleiden van papier naar digitaal

Geen genade voor uw papier op kantoor

Soms kunnen we een document best missen, maar archiveren we het toch maar . Want “ je weet maar nooit ” . Toch is de kans dat we dat document ooit nog gaan opvissen miniem.

Volg dus deze tip voor uw less paper office : hou grote schoonmaak en toon geen genade.

• Stoffig dossier niet meer nodig? Weg ermee.
• Nota ’ s die u wilt bewaren? Scan ze in en recycleer het papier.
• Bewijsstukken die u wettelijk op papier moet bijhouden?
• Laat ze professioneel archiveren en digitaliseren.

Moedig papierloos werken aan in uw kmo

Opgeruimd, dus klaar? Neen, eigenlijk begint uw uitdaging pas. U moet er nu voor zorgen dat uw medewerkers minder papier verspillen. En waakzaam blijven tot er zich een duidelijke cultuurverandering aftekent. Want een paperless office vraagt een constante inspanning:

• Leer uw mensen om zo efficiënt mogelijk af te drukken – als het nodig is. Moedig dubbelzijdig printen en het gebruik van ecomodus aan..
• Moedig uw medewerkers aan om digitale facturen digitaal te verwerken en te bewaren.
• Maak afdrukken minder vanzelfsprekend . Dus: geen printer op de hoek van elk bureau, maar een grotere machine op een centrale plaats. Een echte cost-cutting machine .

Stroomlijn de bedrijfsprocessen van uw paperless office

Schrap de component ‘ papier ’ uit uw informatiestromen op kantoor:

• Sla documenten automatisch op als bewerkbare pdf ’ s en deel ze online.
• Elimineer de noodzaak van fysieke handtekeningen op formele documenten. Maak elektronische handtekeningen mogelijk.
• Trek uw faxmachine uit het stopcontact en vervang papieren door pdf- invulformulieren .

Met technologie van papier naar digitaal

Er zijn nog meer technologieën die de fundamenten van uw paperless of less paper office verstevigen. Enkele tips:

• Geef uw medewerkers compacte scanners om notities en papieren rapporten meteen te digitaliseren.
• Of maak ze vertrouwd met smartphone-apps die documenten scannen via de ingebouwde camera.
• Stel OCR-software beschikbaar die digitale afbeeldingen en pdf ’ s converteert naar bewerkbare documenten. OCR staat voor optical character recognition .
• Laat uw medewerkers werken met twee of meer computerschermen . Zo zijn ze productiever en … minder geneigd om een document naar de printer te sturen.
• Toon hen hoe ze een tablet professioneel gebruiken om notities, schetsen en aantekeningen te maken - denk aan de Galaxy TabPro S .

Druk deze paperless office -tip niet af!

Minder paper, meer digitalisering. Die formule vat alles samen. Gebruik ze als toetssteen voor al uw paperless office -ideeën.