Anatomie van de perfect ingerichte vergaderruimte

Door Samsung België 25.09.2016

Anatomie van de perfecte vergaderruimte

Wilt u een vergaderruimte opnieuw inrichten? Of een volledig nieuwe meeting room creëren in uw bedrijf? Dan kijkt u aan tegen een reusachtige berg opties. Hoe plukt u de juiste combinatie uit duizenden technologieën en inrichtingsmogelijkheden? Deze checklist is uw kortste route naar de meest productieve vergaderzaal.

1. Large format display fungeert als brandpunt

Laat ons alvast een mythe doorprikken. Die van de klassieke projector. Denk niet dat uw vergaderruimte niet zonder kan. Tenzij u heel gespecialiseerde videotoepassingen gebruikt, levert een Professional  Display precies wat u nodig hebt. Zo vermijdt u meteen ook de nadelen van een projector, zoals de beeldkwaliteit die fel mee varieert met de lichtinval.

Bestudeer de aankoop van een smart display voor uw meeting room grondig.
Uiterst belangrijk voor uw beslissing:

•afmetingen van het beeldscherm
•technologieën en functionaliteiten
•helderheid en contrast

Op die manier zijn alle blikken in de vergaderruimte gefocust op hetzelfde brandpunt. 

Vergaderruimte ingericht met display

2. Connectiviteit overbrugt bron en display

Al uw elektronica moet onderling vlekkeloos communiceren . Hecht dus extra belang aan connectiviteit bij de inrichting van uw vergaderruimte. Want die maakt of kraakt uw presentatie.

Hoe verbindt u nu de bron van uw beeldmateriaal – desktop, laptop, tablet of smartphone – met uw display? Met kabel of draadloos? We sommen de beste opties op, telkens met hun voor- en nadelen:

kabel (HDMI, DVI, DP, VGA)
+  snel en veilig, vooral voor content die op een server staat geparkeerd
–  verschillende types aansluitingen vragen om een veelvoud aan adapters
wifi-verbinding
+  flexibeler dan kabels, ideaal om vlot laptops, tablets en smartphones aan te sluiten –  minder snel en vellig dan kabels
netwerkoplossing van derden wat: kleine routers die content van mobiele toestellen draadloos ontvangen en via een kabelaansluiting naar de display sturen – via een speciale applicatie of USB-dongle
+  zelfde voordelen als wifi, veel verschillende extra functionaliteiten mogelijk
–  gepaard met veel sleutelwerk en aanpassingen

3. Kabelmanagement ruimt vergaderruimte én hoofd op

Een propere, opgeruimde werkplek bevordert onze focus en resultaat , toch? Trek die gedachte door in de inrichting van uw vergaderzaal. Kabelmanagement-opties houden uw tafels vrij van ineengevlochten bedrading. Ons advies:

Weeg budget en uitstraling tegen elkaar af. Kiest u voor goedkope kabelgoten? Of voor de grotere, mooier ogende investering van dispensers die kabels na gebruik terug intrekken – zoals stofzuigers doen?

Hou rekening met de kans op defecten. Is uw kabelmanagement-systeem een esthetisch hoogstandje? Prima, maar wat hebt u daaraan als u uw zorgvuldig ingerichte vergaderruimte moet ontmantelen om een aansluiting te repareren?

Ook handig: met een DeX-station  sturen deelnemers eenvoudig content van hun Galaxy S8 of Galaxy Note8 naar de monitoren in de vergaderruimte. De daisy chaining-functionaliteit laat u die schermen onderling verbinden met één enkele DisplayPort-kabel. Orde verzekerd.

4. Meubel-inrichting moet concentratie vasthouden

De verleiding is vast groot om uw vergaderruimte uit te rusten met de meest comfortabele stoelen en tafels . Doe dat niet … zomaar. Schuif eerst uw plannen met uw meeting room onder de microscoop:

“ Ik wil mijn meetings kort en efficiënt. ”
Kies geen stoelen waarin de deelnemers indommelen. Neem modellen die achteroverleunen moeilijker maken. En een tafel met beperkte beenruimte. Licht ongemakkelijk? Klopt, maar uw tafelgenoten blijven bij de les.

“ Managementmeetings kunnen uren duren. ”
Marathonvergaderingen smeken juist om een comfortabele inrichting. Kies stoelen met een vulling en bekleding die fijn aanvoelt, met arm- en rugsteunen en relaxfuncties.

Ideale vorm voor elke vergadertafel? Een trapezium (zie foto). Zo ziet iedere deelnemer de display zonder belemmeringen.

Trapezium tafel voor vergaderzaal

5. Diffuse verlichting voor uw vergaderruimte

Niets vervelender dan verlichting die donkere schaduwen werpt op onze teksten of nota ’ s. Monteer dus geen spots, en richt ze al zeker niet op uw display. Rust uw meeting room wel uit met diffuse verlichting. Die verspreidt haar licht evenwichtig over de ruimte.

Onze suggestie: installeer uw lichtbron achter een semitransparant scherm . En gebruik fluorescentielampen of LED-strips . Die laatste zijn budgetvriendelijker én beter voor het milieu.

6. Geluid en akoestiek van luidsprekers tot planten

Geluid moet glashelder klinken  en mag niet van muur naar muur gepingpongd worden. Deze do ’ s en don ’ ts zijn onmisbaar voor de soundarchitectuur van uw vergaderruimte:

•Bouw luidsprekers in het plafond van uw meeting room: geen zichtbare kabels, wel uitgebalanceerd geluid.
• Richt u uw vergaderzaal in om conference calls te houden? Plaats uw geluidsbron dan niet in het plafond, maar naast uw display. Zo brengt u uw publiek niet in verwarring.
•Demp echo en andere storende geluiden met alledaagse akoestische elementen , zoals gordijnen, tapijten en planten.
•Gebruik geen glazen tafel voor uw vergaderzaal. Die weerkaatst en vervormt uw geluid.

Klaar met de inrichting van uw state-of-the-art-vergaderruimte? Hang een goed bekkende naam bij de deur en verwelkom uw eerste klanten, medewerkers en partners. Productiviteit en tijdefficiëntie verzekerd!

Sneller evolueren?

Wil jij als eerste op de hoogte zijn van de laatste evoluties in business en technologie? Exclusieve promoties rechtstreeks in je mailbox krijgen? Schrijf je dan nu in voor de Evolve nieuwsbrief.

INTERESSANT VOOR U

4K-monitoren garanderen betere diagnoses

Diagnose in 4K: hoe pixels mensenlevens redden

Samsung, productivity, presenteer draadloos, toptools

Presenteer draadloos met 3 toptools

Extra monitor brengt extra productiviteit

Extra monitor verhoogt uw productiviteit

GERELATEERDE PRODUCTEN

FHD Large Format Display  48" DC48E-H

DC48E-H